Un logiciel syndic de copropriété sert à tenir la comptabilité de chaque syndicat, à appeler les fonds, à rapprocher les comptes bancaires, à préparer et notifier les assemblées générales et à publier en ligne les documents que les copropriétaires et le conseil syndical doivent pouvoir consulter. Pour un cabinet indépendant, le bon choix se fait sur ses propres dossiers, lors d’une démonstration scénarisée, avec un prix calculé sur trois ans et une vérification sérieuse des conditions de sortie. Ce guide reprend chaque point dans l’ordre où il faut se poser les questions.
Ce qu’un logiciel syndic de copropriété doit couvrir en 2026
Il doit produire, pour chaque syndicat et sans ressaisie, tout ce que les textes vous imposent : comptes, appels de fonds, rapprochements, convocations, procès-verbaux, extranet et déclarations. Un logiciel de syndic est l’application métier qui tient les comptes de chaque syndicat de copropriétaires, génère les documents qui engagent le cabinet (appel de fonds, convocation, procès-verbal, annexes comptables, état daté) et garde la trace de qui a fait quoi, et quand.
Le tableau suivant sert de socle de comparaison. Si une ligne manque, vous la compléterez avec un tableur, et c’est précisément là que les écarts naissent.
| Domaine | Ce que le logiciel doit faire | Texte de référence |
|---|---|---|
| Comptabilité | Comptes en partie double par syndicat, exercice de douze mois, rattachement à l’exercice, cinq annexes pour l’AG | Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et arrêté du même jour |
| Banque | Un compte séparé par syndicat, un second compte séparé rémunéré pour le fonds de travaux, rapprochement | Article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 |
| Budget et appels | Provisions égales au quart du budget voté, exigibles le premier jour du trimestre ou de la période votée | Article 14-1 de la loi de 1965 |
| Fonds de travaux | Cotisation au moins égale au plus élevé de 5 % du budget et de 2,5 % des travaux du plan pluriannuel adopté | Article 14-2-1 de la loi de 1965 |
| Assemblée générale | Convocation vingt et un jours avant, notification électronique par principe, vote par correspondance reçu trois jours francs avant | Articles 9, 9 bis et 64 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 |
| Extranet | Accès en ligne sécurisé à trois niveaux de documents | Article 18 de la loi de 1965, décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 |
| Registre | Mise à jour dans les deux mois de l’AG d’approbation des comptes | Articles R711-10 et L711-6 du code de la construction et de l’habitation |
| Vente d’un lot | État daté, facturé au plus 380 € TTC | Décret n° 2020-153 du 21 février 2020 |
Une comptabilité par syndicat, pas un grand livre commun
Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 fixe des règles comptables propres aux syndicats de copropriétaires : exercice de douze mois (le premier peut aller jusqu’à dix-huit), rattachement des charges et des produits à l’exercice auquel ils se rapportent, pièces justificatives originales conservées dix ans par le syndic, et documents de synthèse présentés à l’assemblée sous la forme de cinq annexes (état financier après répartition, comptes de gestion, état des travaux et opérations exceptionnelles votés non clôturés). Un logiciel sérieux produit ces annexes directement depuis les écritures, sans retraitement dans un tableur la veille de l’envoi de la convocation.
Regardez aussi comment une erreur se corrige. Dans un outil bien conçu, une écriture validée ne se modifie plus : on la contre-passe, et les deux mouvements restent visibles. C’est moins confortable le jour où l’on s’est trompé de compte, mais c’est ce que le président du conseil syndical, un expert ou un juge voudront voir si les comptes sont contestés. Nos guides sur la comptabilité de copropriété et les annexes comptables détaillent ces règles.
Budget, appels de fonds et fonds de travaux
L’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixe le cadre : l’assemblée qui vote le budget prévisionnel se réunit dans les six mois suivant la fin de l’exercice, et chaque copropriétaire verse des provisions égales au quart du budget voté, exigibles le premier jour de chaque trimestre ou de la période fixée par l’assemblée. S’y ajoute la cotisation au fonds de travaux, au moins égale au plus élevé de 5 % du budget prévisionnel et de 2,5 % du montant des travaux du plan pluriannuel adopté (article 14-2-1).
Le détail qui trahit un logiciel faible est l’arrondi. Une provision trimestrielle de 12 150 € répartie sur 10 000 tantièmes donne 1,215 € par tantième : un lot de 263 tantièmes doit 319,545 €. Si le logiciel arrondit chaque ligne sans affecter les restes selon une règle fixe, la somme des appels ne tombe plus sur la provision votée et l’écart traîne jusqu’à la clôture. Demandez à voir la répartition des charges d’un trimestre et vérifiez que le total des appels égale exactement la provision. Pour la mécanique complète, voir l’appel de fonds et le fonds de travaux.
Banque, encaissements et impayés
L’article 18 de la loi de 1965 impose un compte séparé au nom de chaque syndicat, qui ne peut faire l’objet ni de fusion ni de compensation, et un second compte séparé rémunéré pour les cotisations au fonds de travaux. Concrètement, un cabinet de quarante immeubles peut avoir jusqu’à quatre-vingts comptes bancaires à rapprocher chaque mois. Le logiciel doit importer les relevés, proposer les rapprochements et laisser l’humain trancher les cas ambigus : le copropriétaire qui paie par chèque sans référence, le virement groupé d’un bailleur qui possède trois lots dans deux immeubles, le prélèvement rejeté qui revient le 3 du mois.
Côté impayés, vérifiez que les relances graduées, la mise en demeure et l’historique de chaque dossier vivent dans le même outil que la comptabilité. Sinon, le jour où l’avocat demande le décompte, il faut reconstituer les dates à la main. Le guide sur les impayés de charges décrit la procédure, et celui sur le compte bancaire séparé les contrôles attendus.
Assemblée générale : de la convocation au procès-verbal
La convocation doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement (article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Depuis le 25 décembre 2025, le décret n° 2025-1292 fait de la notification électronique le principe : lettre recommandée électronique ou procédé mis en œuvre par un prestataire de confiance qualifié. Le copropriétaire peut demander à recevoir ses notifications par lettre recommandée avec avis de réception (article 64-1), sa demande prenant effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic (article 64-4). Le logiciel doit donc savoir, pour chaque copropriétaire, quel mode s’applique et depuis quand.
Pour le vote par correspondance, le formulaire suit le modèle de l’arrêté du 2 juillet 2020 et doit parvenir au syndic au moins trois jours francs avant la réunion (article 9 bis du décret de 1967) ; envoyé par courriel à l’adresse indiquée par le syndic, il est réputé reçu à sa date d’envoi. Quand une résolution est amendée en séance, le copropriétaire qui avait voté « pour » par correspondance est traité comme défaillant sur cette résolution (article 17-1 A de la loi), alors que celui qui s’était abstenu reste compté comme abstention. Le calcul des majorités doit l’intégrer sans manipulation. Voir le guide de l’assemblée générale, celui des majorités et celui du vote par correspondance.
Extranet et conseil syndical
Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble, sauf décision contraire de l’assemblée à la majorité de l’article 25 (article 18 de la loi de 1965). Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, applicable depuis le 1er juillet 2020, fixe trois niveaux de contenu minimal : les documents ouverts à tous les copropriétaires (règlement, état descriptif, fiche synthétique, carnet d’entretien, diagnostics, contrats, procès-verbaux des trois dernières assemblées, contrat de syndic), ceux propres à chaque copropriétaire (compte arrêté, charges des deux derniers exercices, avis d’appel de fonds des trois dernières années) et ceux réservés au conseil syndical (balances, relevés bancaires, procédures en cours, liste des copropriétaires).
Un bon extranet se remplit à partir de la comptabilité et de l’AG ; un mauvais demande de déposer chaque PDF à la main, et il est vide trois mois après la mise en service. Précision utile : la pénalité légale de 15 € par jour de retard vise la fiche synthétique (article 8-2) et les documents demandés par le conseil syndical (article 21), pas l’absence d’extranet en tant que telle. Détails dans nos guides sur l’extranet obligatoire et le conseil syndical.
Les échéances réglementaires 2026-2028
Trois calendriers pèsent sur les cabinets en ce moment. Le registre national des copropriétés doit être mis à jour dans les deux mois suivant l’AG d’approbation des comptes (article R711-10 du code de la construction et de l’habitation), sous peine d’une astreinte de 20 € par lot et par semaine que le syndic ne peut pas refacturer au syndicat (article L711-6) ; au 19 janvier 2028, de nouvelles données deviennent exigibles (identifiant RNB, classe DPE, mode de chauffage, diagnostic structurel, plan pluriannuel de travaux, impayés de plus de deux trimestres).
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, dont votre cabinet, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l’émission deviendra obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Un appel de fonds n’est pas une facture, et le syndicat n’est concerné que s’il est assujetti à la TVA. Enfin, l’emprunt collectif souscrit au nom du syndicat, créé par la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, ajoute des mentions à l’état daté depuis le décret du 22 décembre 2025.
Un logiciel utile calcule ces échéances immeuble par immeuble et vous les présente avant qu’elles tombent, pas après. Voir les guides sur le registre national des copropriétés, la facture électronique du syndic, l’état daté et, pour la vue d’ensemble, les obligations du syndic.
Si le cabinet fait aussi de la gérance
Un même client est souvent copropriétaire dans un immeuble dont vous êtes syndic et bailleur d’un appartement que vous louez pour lui. Avec deux logiciels, les charges de copropriété sont ressaisies pour la régularisation du locataire, et les deux soldes ne se parlent pas. Avec une base unique, la quote-part récupérable remonte d’elle-même. Côté location, le logiciel doit bloquer la révision du loyer d’un logement classé F ou G (gel en vigueur depuis le 24 août 2022) et signaler les logements G, exclus de la décence depuis le 1er janvier 2025 (les F le seront en 2028, les E en 2034). Notre guide de la gestion locative professionnelle développe ce cycle.
Un marché qui s’est regroupé en 2025 et 2026
Plusieurs logiciels utilisés par des cabinets indépendants appartiennent désormais aux mêmes groupes, ce qui change la manière d’évaluer la pérennité d’un outil. Orisha Real Estate, créé en octobre 2023, réunit plusieurs marques historiques du secteur, dont Gercop et Crypto ; en février 2025, le groupe a acquis Seiitra, éditeur de Powimo. Le 29 octobre 2025, Septeo a annoncé l’acquisition d’Inch, qui comprend le logiciel de gestion Lobby et revendiquait 1,3 million de lots.
Un regroupement n’est ni une bonne ni une mauvaise nouvelle en soi. Il peut apporter des moyens de développement. Il pose aussi des questions légitimes quand un même groupe détient plusieurs produits qui répondent au même besoin : lesquels seront maintenus, si une migration vers un autre produit du groupe sera proposée et à quelles conditions, comment évolueront les tarifs et le support. Seul l’éditeur peut y répondre, et c’est par écrit qu’il faut le lui demander. Nous avons rassemblé les faits sourcés et les questions à poser dans notre page sur la consolidation du marché.
Pour un cabinet qui choisit aujourd’hui, la conséquence pratique est simple : la réversibilité, c’est-à-dire la possibilité de partir avec toutes ses données à un coût connu, devient un critère de premier rang, au même titre que les fonctionnalités.
Les critères qui départagent vraiment deux logiciels
À fonctionnalités égales sur le papier, deux logiciels de syndic de copropriété se départagent sur trois choses : la justesse des chiffres, le temps passé sur les tâches qui reviennent chaque trimestre, et la qualité de la reprise de vos données. Les démonstrations commerciales montrent rarement les deux dernières. Le tableau suivant liste les questions qui font apparaître les écarts.
| Critère | Question à poser | Réponse qui doit alerter |
|---|---|---|
| Justesse comptable | Que se passe-t-il si je corrige une écriture validée l’an dernier ? | « On la modifie directement » |
| Arrondis | Le total des appels égale-t-il la provision votée au centime ? | « Il peut y avoir quelques centimes d’écart » |
| Banque | Combien de relevés peut-on rapprocher en une heure ? | Aucune démonstration sur un vrai relevé |
| AG | Comment traitez-vous un vote par correspondance sur une résolution amendée ? | Majorités recalculées à la main |
| Extranet | Quels documents s’y publient sans action du gestionnaire ? | Tout se dépose à la main |
| Échéances | Où voit-on la date limite de mise à jour du registre, immeuble par immeuble ? | Rappel à paramétrer soi-même |
| Reprise | Contrôlez-vous chaque solde repris par rapport à l’ancien logiciel ? | Reprise des seuls soldes globaux |
| Sortie | Sous quel délai et dans quels formats récupère-t-on toutes les données ? | Pas de réponse écrite |
Le support compte autant que le logiciel. Un gestionnaire qui bloque sur une régularisation de charges le 28 juin, veille d’une AG, a besoin d’une réponse le jour même, donnée par quelqu’un qui sait ce qu’est une clé de répartition. Demandez les horaires, le délai de réponse constaté et si le support est assuré par des personnes formées au métier. Pour aller plus loin, notre grille de critères pour le cahier des charges en détaille une quarantaine, avec une méthode de notation.
Pensez aussi à la charge réelle de vos équipes. Le bon outil est celui qui réduit le temps passé sur les appels, les rapprochements et les relances, et cela se mesure en minutes par immeuble et par trimestre, pas en nombre de fonctionnalités. Le guide sur la charge de travail du gestionnaire de copropriété propose des indicateurs pour le suivre avant et après le changement.
Comment conduire une démonstration qui sert à quelque chose
Une démonstration utile se déroule sur vos cas réels, avec les personnes qui utiliseront l’outil, et suit un scénario écrit à l’avance. Sans scénario, l’éditeur montre ce qui marche bien chez lui. Avec un scénario, vous voyez ce qui marche chez vous.
- Choisissez un immeuble représentatif, avec ses difficultés : plusieurs clés de répartition, un copropriétaire débiteur, des travaux votés en cours.
- Utilisez le cabinet de démonstration de l’éditeur ou des données anonymisées, et ne transmettez pas de fichier de copropriétaires réels avant d’avoir signé un contrat qui encadre leur traitement.
- Faites réaliser un appel de fonds trimestriel avec cotisation au fonds de travaux, puis vérifiez le total au centime.
- Importez un relevé bancaire contenant un chèque sans référence et un prélèvement rejeté, et regardez comment le logiciel les traite.
- Préparez une AG avec un vote par correspondance et une résolution amendée en séance, jusqu’au procès-verbal.
- Connectez-vous à l’extranet comme membre du conseil syndical, puis comme copropriétaire.
- Demandez l’export complet d’un syndicat, et ouvrez les fichiers devant l’éditeur.
Faites venir un gestionnaire, un comptable et la personne qui tient l’accueil : chacun repère des défauts différents. Notez chaque étape sur une grille commune le jour même, avant que les impressions ne se mélangent.
Exemple. Un cabinet de 1 200 lots à Angers compare deux logiciels. À l’étape 3, le premier produit un appel de 12 150,00 € pile ; le second tombe à 12 149,97 € et propose d’ajuster la dernière ligne à la main. À l’étape 7, le premier exporte le syndicat en dix minutes ; le second renvoie vers un devis. Les deux démonstrations étaient séduisantes, le scénario a tranché.
Logiciel installé ou en ligne : sécurité et RGPD
Le choix entre logiciel installé et logiciel en ligne est d’abord une question de responsabilité : avec un logiciel installé, le cabinet porte les sauvegardes, les mises à jour et l’accès à distance ; avec un logiciel en ligne, il les délègue à l’éditeur et doit donc l’encadrer par contrat. Dans les deux cas, les données restent sous votre responsabilité. La CNIL rappelle que le syndic est responsable des traitements qu’il met en œuvre pour la gestion de la copropriété, notamment l’accès en ligne aux documents et la liste des copropriétaires. L’éditeur d’un logiciel en ligne agit comme sous-traitant : l’article 28 du RGPD impose un contrat écrit qui fixe ses obligations (instructions, confidentialité, sécurité, sous-traitants ultérieurs, sort des données en fin de contrat), et la CNIL publie des clauses types.
En cas de violation de données, le responsable de traitement notifie la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance (article 33 du RGPD). Votre contrat doit donc obliger l’éditeur à vous prévenir sans délai. Aucun texte propre à la copropriété n’impose un hébergement en France, mais les transferts hors de l’Union européenne sont encadrés par le RGPD. Demandez où sont hébergées les données et leurs sauvegardes, qui peut y accéder chez l’éditeur, et la liste de ses sous-traitants.
Côté usage, exigez des droits par rôle (un assistant n’a pas à voir la trésorerie de tous les immeubles), une double authentification et un journal des actions consultable. Le guide sur le logiciel de syndic en ligne, la sécurité et le RGPD détaille ces contrôles.
Réversibilité : vérifiez avant de signer que vous pourrez partir
Un cabinet perd et gagne des mandats chaque année, et la loi fixe des délais courts quand un syndicat change de syndic. Selon l’article 18-2 de la loi de 1965, l’ancien syndic remet sous quinze jours la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires, sous un mois l’ensemble des documents et archives, y compris ceux dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable, et sous deux mois l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement. Votre logiciel doit donc pouvoir sortir un syndicat complet, proprement, en quelques minutes. Si ce n’est pas possible pour un immeuble, ce ne le sera pas pour tout le cabinet. Voir notre guide sur le changement de syndic.
Pour le logiciel lui-même, le règlement (UE) 2023/2854 sur les données, dit Data Act, applicable depuis le 12 septembre 2025, encadre le changement de fournisseur de services informatiques en ligne, logiciels en mode SaaS compris : préavis de deux mois au plus, période de transition de trente jours en principe, au moins trente jours pour récupérer ses données. Selon la présentation qu’en fait l’Arcep, les frais de changement sont limités aux coûts supportés par le fournisseur jusqu’au 11 janvier 2027 et ne peuvent plus être facturés à partir du 12 janvier 2027. Ces règles ne dispensent pas de lire votre contrat : durée d’engagement, reconduction, format et délai d’export. Notre guide pour changer de logiciel de syndic détaille la méthode.
Combien coûte un logiciel de syndic ?
Le prix d’un logiciel de syndic de copropriété se compare sur trois ans et à périmètre égal, car les éditeurs facturent de façons très différentes : au lot, par module, par utilisateur, ou sous forme de licence avec maintenance annuelle, avec souvent des frais de mise en service, de reprise, de formation et des services à l’usage. Un tarif d’appel bas assorti de cinq modules en option peut coûter plus cher qu’un tarif tout compris. Notre guide sur le prix d’un logiciel de syndic propose des simulations pour 300, 1 500 et 4 000 lots.
Une question revient souvent en AG : qui paie le logiciel ? Le cabinet. Le contrat type de syndic, annexé au décret du 17 mars 1967 et modifié en dernier lieu par le décret du 22 décembre 2025, inclut dans le forfait la mise à disposition de l’accès en ligne sécurisé ; l’assemblée peut en dispenser le syndic, avec une réduction du forfait. Les prestations particulières facturables en plus sont limitativement énumérées, et seuls les frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés sont remboursés au syndic. Détails dans le guide du contrat de syndic.
Changer de logiciel : le bon moment et la bonne méthode
Le moment le moins risqué est une bascule en début de trimestre, après les clôtures et les AG de la majorité de vos syndicats, avec des soldes d’ouverture contrôlés un par un. La méthode tient en quatre temps : inventaire des données et des exports disponibles, reprise du référentiel (lots, tantièmes, clés, personnes), reprise comptable (soldes par syndicat et par copropriétaire, travaux en cours, fonds de travaux), puis contrôle systématique avant de couper l’ancien outil, qu’on garde en lecture pour les vérifications. Les copropriétaires, eux, ne doivent remarquer qu’une chose : un nouvel accès à leur extranet, et des appels de fonds qui tombent juste.
Ce que Gerelio couvre sur ces points
Gerelio tient une comptabilité en partie double par immeuble, avec des écritures scellées par une chaîne d’empreintes : une écriture validée ne se modifie pas, elle se contre-passe. Le logiciel importe les relevés bancaires et propose les rapprochements, répartit les charges au centime près (méthode du plus fort reste), produit les appels de fonds, gère le fonds de travaux, la clôture et les cinq annexes comptables. Pour chaque syndicat, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes, à joindre à la convocation : tout copropriétaire vérifie, sans compte, par un lien ou un QR code, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. L’AG est traitée de la convocation au procès-verbal, avec calcul automatique des majorités, défaillants compris. Un moteur d’obligations calcule les échéances par immeuble (registre à J+60 de l’AG d’approbation, fiche synthétique, fonds de travaux) dans une liste « À traiter ». L’import depuis l’ancien logiciel contrôle les soldes et délivre un certificat de reprise. Le tarif est de 0,60 € HT par lot et par mois, minimum 49 € HT, tout inclus, sans frais de mise en service. Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration, sans inscription.
Les erreurs de choix qu’on voit le plus
La plupart des mauvais choix viennent d’une démonstration trop courte, d’un contrat lu trop vite ou d’une reprise sous-estimée. Voici celles qui reviennent d’un cabinet à l’autre.
- Choisir sur la démonstration préparée par l’éditeur, avec ses données, au lieu d’imposer votre scénario et vos cas difficiles.
- Sous-estimer la reprise : un solde global juste peut cacher des comptes individuels faux, et c’est le copropriétaire qui s’en apercevra en premier.
- Signer sans avoir lu la clause de sortie, la durée d’engagement et la clause d’indexation du prix.
- Payer des modules qu’on n’ouvrira jamais, parce qu’ils étaient dans le « pack ».
- Décider sans le comptable du cabinet, alors que c’est lui qui vivra la clôture et les annexes.
- Attendre d’être contraint par une fin de version ou une migration imposée, et changer dans l’urgence, en pleine saison des AG.
Si vous ne deviez faire qu’une chose cette semaine, écrivez le scénario de démonstration à partir d’un de vos immeubles : c’est lui qui vous évitera la plupart de ces erreurs.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur logiciel de syndic de copropriété ?
Il n’existe pas de meilleur logiciel dans l’absolu. Le bon est celui qui tient juste la comptabilité de vos syndicats, fait gagner du temps à vos équipes sur les appels de fonds, les rapprochements et les AG, et vous laisse partir avec vos données. Comparez deux ou trois solutions sur un même scénario construit à partir d’un de vos immeubles, avec un gestionnaire et un comptable présents, puis notez chaque étape sur une grille commune.
Combien coûte un logiciel de syndic pour un cabinet ?
Les éditeurs facturent au lot, par module, par utilisateur ou sous forme de licence avec maintenance, souvent avec des frais de mise en service, de reprise de données et de formation. Pour comparer, calculez le coût total sur trois ans pour votre nombre réel de lots, avec les modules que vous utiliserez vraiment, les services à l’usage et les clauses d’indexation. Un prix d’appel bas ne dit rien du coût final.
Un logiciel de syndic est-il obligatoire ?
Aucun texte n’impose un logiciel en particulier. En revanche, un syndic professionnel doit tenir pour chaque syndicat une comptabilité conforme au décret n° 2005-240, présenter cinq annexes comptables à l’AG, proposer un accès en ligne sécurisé aux documents et mettre à jour le registre des copropriétés dans les deux mois de l’AG d’approbation des comptes. Au-delà de quelques immeubles, ces obligations deviennent très difficiles à tenir sans outil dédié.
Peut-on gérer des copropriétés avec Excel ?
Pour un syndic bénévole d’un petit immeuble, un tableur peut dépanner. Pour un cabinet, c’est risqué : il faut une comptabilité en partie double par syndicat, des annexes au format réglementaire, des pièces conservées dix ans, un extranet alimenté et une trace de chaque correction. Un tableur ne garantit ni l’intégrité des écritures ni la cohérence entre appels de fonds, encaissements et comptes individuels.
Le syndic peut-il facturer le logiciel ou l’extranet à la copropriété ?
Pas en supplément. Le contrat type de syndic inclut l’accès en ligne sécurisé aux documents dans le forfait, et l’assemblée peut en dispenser le syndic en contrepartie d’une réduction du forfait. Les prestations particulières facturables en plus figurent sur une liste limitative, qui ne prévoit pas de ligne pour l’outil informatique du cabinet. Seuls les frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés sont remboursés au syndic.
Combien de temps faut-il pour changer de logiciel de syndic ?
Cela dépend surtout de la qualité des exports de l’ancien logiciel et du nombre de syndicats. Il faut prévoir l’inventaire des données, la reprise du référentiel et des soldes, un contrôle solde par solde avant la bascule, et tenir compte du préavis prévu au contrat. Visez une bascule en début de trimestre, hors période de préparation des AG, pour que le premier appel de fonds parte du nouvel outil.
Que devient mon logiciel si son éditeur est racheté ?
Votre contrat continue de s’appliquer tant qu’il n’est pas modifié ou résilié. Demandez par écrit à l’éditeur combien de temps votre produit sera maintenu, si une migration vers un autre produit du groupe est prévue et à quelles conditions, et comment obtenir l’export complet de vos données. Depuis le 12 septembre 2025, le règlement européen sur les données encadre aussi le changement de fournisseur de logiciel en ligne.
Où doivent être hébergées les données d’une copropriété ?
Aucun texte propre à la copropriété n’impose un hébergement en France. Le syndic reste responsable des données personnelles qu’il traite, et le RGPD encadre les transferts hors de l’Union européenne. Demandez à l’éditeur où sont stockées les données et les sauvegardes, qui y accède, quels sous-traitants il utilise, et exigez le contrat prévu à l’article 28 du RGPD. Un hébergement dans l’Union simplifie nettement ces vérifications.
Mon logiciel de syndic doit-il gérer la facture électronique dès 2026 ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, dont les cabinets de syndic, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée ; l’émission deviendra obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Les appels de fonds ne sont pas des factures, et un syndicat n’est concerné que s’il est assujetti à la TVA. Les honoraires facturés à un syndicat non assujetti relèvent de l’e-reporting.
Un même logiciel peut-il gérer le syndic et la gestion locative ?
Oui, certains logiciels traitent les deux métiers dans une base unique. C’est utile quand vos clients sont à la fois copropriétaires et bailleurs : les charges de copropriété alimentent la régularisation des charges du locataire sans ressaisie. Vérifiez alors les contrôles propres à la location, comme le blocage de la révision du loyer des logements classés F ou G, gelée depuis le 24 août 2022.
Le logiciel peut-il envoyer les convocations d’AG par voie électronique ?
Oui, et c’est désormais le principe. Depuis le 25 décembre 2025, le décret n° 2025-1292 prévoit que les notifications se font par lettre recommandée électronique ou par un procédé mis en œuvre par un prestataire de confiance qualifié. Le copropriétaire peut demander le courrier recommandé papier, sa demande prenant effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic. Le logiciel doit donc enregistrer, pour chaque copropriétaire, le mode applicable et sa date.
Quelles questions poser lors d’une démonstration de logiciel de syndic ?
Demandez à voir, sur un immeuble proche des vôtres, un appel de fonds dont le total tombe au centime sur la provision votée, le rapprochement d’un relevé contenant un chèque sans référence, le calcul des majorités avec un vote par correspondance sur une résolution amendée, l’extranet vu par le conseil syndical et l’export complet d’un syndicat. Demandez aussi par écrit le délai de réponse du support et les conditions de sortie.
Textes et sources officielles
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2 (Légifrance)
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, documents accessibles sur l’espace sécurisé en ligne (Légifrance)
- Décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 modifiant le décret du 17 mars 1967 (Légifrance)
- Contrat type de syndic, annexe 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (Légifrance)
- CNIL, la gestion des données personnelles au sein d’une copropriété
- Arcep, cadre réglementaire de l’informatique en nuage (règlement sur les données)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
