Depuis le 1er septembre 2026, un cabinet de syndic doit pouvoir recevoir ses factures électroniques par une plateforme agréée. Il devra aussi émettre ses factures sous forme électronique, et transmettre à l’administration les données des opérations qui n’en relèvent pas (e-reporting), au plus tard le 1er septembre 2027 s’il est une PME. Les appels de fonds ne sont pas des factures, et le syndicat des copropriétaires n’entre dans le dispositif que s’il est lui-même assujetti à la TVA.
La facture électronique concerne donc d’abord le syndic de copropriété en tant qu’entreprise, bien plus que les immeubles qu’il gère. C’est aussi la dernière venue des obligations du syndic de copropriété, et celle qui oblige à distinguer proprement trois flux qu’un logiciel de gestion mélange parfois : les factures du cabinet, celles des syndicats et les appels de fonds.
Le calendrier de la facture électronique pour un syndic de copropriété
La réforme s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, selon un calendrier en deux temps. Un syndic professionnel, personne physique ou société qui exerce l’activité de syndic, est une entreprise assujettie : il est dans le périmètre.
| Date | Obligation | Entreprises concernées |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Réception des factures électroniques par une plateforme agréée | Toutes, y compris les PME et microentreprises |
| 1er septembre 2026 | Émission des factures électroniques et e-reporting | Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire |
| 1er septembre 2027 au plus tard | Émission des factures électroniques et e-reporting | PME et microentreprises |
La plupart des cabinets indépendants sont des PME ou des microentreprises : ils reçoivent en électronique depuis septembre 2026 et émettront au plus tard en septembre 2027. Faites tout de même confirmer la catégorie de votre entreprise par votre expert-comptable avant de vous croire concerné en 2027 seulement.
La facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme de données structurées par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Un PDF envoyé par courriel n’en est pas une, même s’il a été produit par un logiciel.
Ce qui change pour le cabinet en tant que destinataire
Depuis le 1er septembre 2026, le cabinet doit pouvoir recevoir, par une plateforme agréée, les factures qui lui sont adressées pour ses propres achats : logiciel, fournitures, expert-comptable, locaux, téléphonie. Une plateforme agréée est un prestataire immatriculé par l’administration fiscale, pour trois ans renouvelables, qui transmet les factures entre fournisseurs et clients et communique certaines de leurs données à l’administration. La liste officielle est publiée sur impots.gouv.fr ; un logiciel qui n’y figure pas peut rester utilisé, mais comme solution compatible raccordée à une plateforme agréée.
Le guide pratique de démarrage publié par la DGFiP apporte trois précisions utiles pour ces premières semaines. Une facture reçue par courriel, en PDF ou sur papier après le 1er septembre 2026 ne doit pas être écartée pour ce seul motif : elle se traite, se paie et ouvre droit à déduction de la TVA dans les conditions habituelles. Une entreprise qui n’a pas encore désigné de plateforme doit engager la démarche sans attendre, et conserver la trace de ses échanges avec son prestataire. Et pendant la phase de démarrage, l’administration indique ne pas appliquer de sanctions aux entreprises engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité, ce qui n’est ni un report ni une suspension.
C’est là que ça coince dans un cabinet de syndic. Le fournisseur qui cherche votre adresse de réception dans l’annuaire de la réforme trouvera celle du cabinet, identifié par son SIREN. S’il y dépose une facture destinée en réalité à un syndicat, par exemple l’entretien d’ascenseur d’un immeuble, cette facture arrive au mauvais destinataire. La parade est simple : rappeler aux fournisseurs que les factures des immeubles sont libellées au nom du syndicat des copropriétaires, et contrôler chaque facture reçue sur la plateforme du cabinet avant de la comptabiliser.
Quand le cabinet doit-il émettre des factures électroniques ?
Au plus tard le 1er septembre 2027 pour une PME, et le mode de transmission dépend de la qualité du client. Si le cabinet facture une entreprise assujettie à la TVA établie en France, il émet une facture électronique. S’il facture un non-assujetti ou un client établi à l’étranger, il transmet les données de l’opération à l’administration : c’est l’e-reporting de transaction.
L’e-reporting est la transmission, par la plateforme agréée, des données des opérations qui ne donnent pas lieu à facture électronique entre assujettis. Pour les prestations de services, ce qui est le cas des honoraires de syndic, s’y ajoute la transmission des données de paiement, sauf si le cabinet a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (fiche DGFiP consacrée aux syndics, septembre 2025).
Les honoraires facturés au syndicat
Les honoraires du contrat de syndic, forfait et prestations particulières, sont facturés au syndicat des copropriétaires. Lorsque le syndicat n’est pas assujetti à la TVA, ces honoraires relèvent de l’e-reporting, et non de la facture électronique au sens strict. Lorsqu’il est assujetti, la facture électronique s’applique. D’où l’intérêt de connaître, immeuble par immeuble, la situation fiscale de chaque syndicat avant septembre 2027. Le détail des honoraires, forfait et prestations particulières, est traité dans le guide du contrat type de syndic.
Les prestations facturées aux copropriétaires et aux bailleurs
Certaines prestations sont facturées ou imputées à un copropriétaire en particulier, qui est le plus souvent un particulier. La DGFiP le relève elle-même : le client du syndic est, dans le cas le plus fréquent, un propriétaire particulier non assujetti, et l’opération relève alors de l’e-reporting de transaction. Le raisonnement vaut aussi pour l’activité de gestion locative d’un cabinet mixte : les honoraires facturés à des bailleurs particuliers non assujettis passent par l’e-reporting, ceux facturés à une société assujettie par la facture électronique.
Exemple. Un cabinet de Montpellier gère 1 400 lots en syndic et 300 lots en gérance. À partir de septembre 2027, ses honoraires de syndic facturés aux syndicats non assujettis et ses honoraires de gérance facturés aux bailleurs particuliers relèvent de l’e-reporting. Seules les quelques factures adressées à des clients assujettis, comme une foncière propriétaire de locaux commerciaux, partiront en facture électronique. Dans les deux cas, les encaissements de ces prestations de services donnent lieu à transmission des données de paiement, sauf option pour les débits.
Le syndicat des copropriétaires est-il concerné ?
En principe non : le syndicat n’entre dans le dispositif que s’il est lui-même assujetti à la TVA. L’assujettissement suppose l’exercice indépendant d’une activité économique (article 256 A du code général des impôts), ce que ne fait pas, en principe, un syndicat qui se borne à administrer l’immeuble et à répartir les charges entre copropriétaires. La question s’apprécie immeuble par immeuble, avec l’expert-comptable, et la réponse doit être notée dans le dossier de chaque syndicat.
Pour un syndicat non assujetti, deux conséquences pratiques. Il n’a pas d’obligation de réception par une plateforme agréée. Et ses fournisseurs, qui réalisent une opération avec un non-assujetti, n’ont pas à lui adresser une facture électronique : ils peuvent continuer à envoyer des factures PDF ou papier, et déclarent l’opération en e-reporting lorsque leur propre calendrier l’impose. La facture du chauffagiste continuera donc, dans la plupart des immeubles, d’arriver par courriel au cabinet, adressée au syndicat.
Pour un syndicat assujetti, la situation est différente : il doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée, et c’est le syndic, son représentant, qui organise ce circuit. Un tel immeuble mérite une procédure écrite, parce que ses factures ne suivent pas le même chemin que celles des autres syndicats du portefeuille.
Les appels de fonds ne sont pas des factures
La question a été tranchée par une réponse ministérielle publiée le 23 avril 2026, à la question écrite n° 07434 posée au Sénat. Les appels de fonds et appels de charges ne sont pas des factures au sens fiscal et restent hors du champ de la facturation électronique. Ils continuent d’être émis comme aujourd’hui, par courrier ou par voie électronique, sans passer par une plateforme agréée. Le fonctionnement des appels eux-mêmes est détaillé dans le guide de l’appel de fonds de copropriété.
La même réponse rappelle le régime de la TVA sur les charges. Le syndic remet au copropriétaire un relevé de charges qui fait apparaître les charges récupérables et la TVA correspondante ; un copropriétaire assujetti, par exemple une société propriétaire de bureaux, peut déduire la taxe figurant sur ce relevé selon le droit commun. Elle annonce aussi qu’un chapitre consacré aux syndicats de copropriété sera intégré à la norme AFNOR XP Z12-014, qui recense les cas d’usage de la facturation électronique, après un groupe de travail réuni début février 2026.
Le cas du syndic bénévole
Le syndic non professionnel est exclu du périmètre. La fiche de la DGFiP le définit comme une personne physique, obligatoirement copropriétaire de l’immeuble, qui n’exerce pas la fonction à titre lucratif ou professionnel et ne dispose pas de numéro SIREN : il n’est pas assujetti à la TVA. Les fournisseurs de la copropriété qu’il administre déclarent leurs opérations en e-reporting, sans que le syndic bénévole ait quoi que ce soit à mettre en place.
Quelles sanctions depuis le 1er septembre 2026 ?
La loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026 (article 123) a revu les amendes de l’article 1737 du code général des impôts. Elles s’appliquent aux factures émises à compter du 1er septembre 2026.
| Manquement | Amende | Plafond annuel |
|---|---|---|
| Facture non émise sous forme électronique alors que c’était obligatoire | 50 € par facture | 15 000 € |
| Données de transaction ou de paiement non transmises (e-reporting) | 500 € par transmission | 15 000 € |
| Absence de plateforme agréée pour recevoir les factures | Mise en demeure (3 mois), puis 500 €, puis 1 000 € par nouvelle période de 3 mois | Aucun plafond indiqué |
Les amendes par facture et par transmission ne s’appliquent pas à la première infraction commise au cours de l’année civile et des trois années précédentes, lorsqu’elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l’administration. Et, pendant la phase de démarrage, la DGFiP indique distinguer les difficultés réelles et documentées de l’inertie ou du refus d’entrer dans le dispositif. Autrement dit, la preuve de vos démarches (contrat avec une plateforme, tickets de support, calendrier de raccordement) est votre meilleure protection.
Choisir une plateforme agréée
Le cabinet choisit sa plateforme parmi la liste officielle publiée par l’administration, directement ou par l’intermédiaire de son logiciel, de son expert-comptable ou de sa banque. Quelques questions permettent de trier les offres :
- La plateforme figure-t-elle sur la liste officielle des plateformes agréées, et pas seulement parmi les solutions compatibles ?
- Gère-t-elle l’e-reporting de transaction et de paiement, qui représentera le gros des flux d’un cabinet de syndic ?
- Sait-elle distinguer plusieurs entités, afin que les factures d’un syndicat assujetti ne se mélangent pas avec celles du cabinet ?
- Comment les factures reçues rejoignent-elles la comptabilité, et à quel coût par facture ou par mois ?
- Que se passe-t-il pour vos données et vos factures archivées si vous changez de prestataire ?
La question de la conservation mérite d’être posée dès le départ : les factures reçues et émises restent des pièces justificatives, dont les durées de conservation sont traitées dans le guide sur les archives de copropriété.
Préparer la bascule, étape par étape
- Vérifier la catégorie de l’entreprise (PME, microentreprise ou plus) pour confirmer l’échéance d’émission.
- Désigner une plateforme agréée pour la réception, si ce n’est pas fait, et conserver les échanges qui le prouvent.
- Recenser les syndicats du portefeuille et noter pour chacun s’il est assujetti à la TVA.
- Écrire aux fournisseurs des immeubles pour rappeler que leurs factures sont libellées au nom du syndicat, pas du cabinet.
- Cartographier les flux sortants : honoraires aux syndicats, prestations imputées aux copropriétaires, honoraires de gérance, clients assujettis.
- Décider de l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, avec l’expert-comptable, puisqu’elle supprime l’e-reporting des données de paiement.
- Tester l’émission et l’e-reporting avant l’été 2027, pour ne pas découvrir les rejets en septembre.
Dans Gerelio
Gerelio tient une comptabilité en partie double séparée pour chaque immeuble, distincte de celle du cabinet, ce qui évite qu’une facture d’un syndicat se retrouve dans les comptes du cabinet ou dans ceux d’un autre immeuble. Les appels de fonds y sont un flux à part, calculés à partir du budget et de la répartition des charges au centime, et restent en dehors de tout circuit de facturation, ce qui correspond à leur statut : ce ne sont pas des factures. Les contrats d’entretien et les ordres de service sont rattachés à l’immeuble concerné, ce qui facilite le contrôle de l’entité facturée. Le raccordement à une plateforme agréée de facturation électronique est en cours et n’est pas encore disponible ; d’ici là, le cabinet reçoit ses factures par la plateforme de son choix. Pour voir comment les flux sont séparés : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les erreurs de paramétrage qu’on voit déjà
Considérer les appels de fonds comme des factures et chercher à les faire transiter par la plateforme agréée. Laisser les fournisseurs des immeubles facturer au nom du cabinet parce que c’est l’adresse qu’ils trouvent dans l’annuaire. Refuser de payer une facture PDF d’un fournisseur au motif qu’elle n’est pas électronique, alors que l’administration demande de la traiter normalement. Oublier les prestations imputées à un copropriétaire dans la cartographie de l’e-reporting. Et attendre l’été 2027 pour poser la question de l’assujettissement des syndicats, alors qu’elle conditionne tout le paramétrage de la comptabilité de copropriété et des honoraires.
Questions fréquentes
Un appel de fonds de copropriété doit-il passer en facture électronique ?
Non. Dans une réponse ministérielle publiée au Journal officiel du Sénat le 23 avril 2026, l’administration a rappelé que les appels de fonds ou appels de charges ne sont pas des factures au sens fiscal et restent hors du champ de la facturation électronique. Ils continuent d’être émis et suivis comme avant, par courrier ou par voie électronique, sans passer par une plateforme agréée.
Le syndicat des copropriétaires doit-il choisir une plateforme agréée ?
Seulement s’il est lui-même assujetti à la TVA, ce qui reste l’exception. Un syndicat non assujetti est hors du périmètre de la réforme : il n’a pas d’obligation de réception, et ses fournisseurs traitent les opérations réalisées avec lui en e-reporting. C’est le cabinet de syndic, entreprise assujettie, qui doit disposer d’une plateforme agréée pour ses propres factures.
Un plombier peut-il encore envoyer une facture PDF à la copropriété ?
Oui, lorsque le syndicat n’est pas assujetti à la TVA : l’obligation de facture électronique ne vise que les opérations entre assujettis établis en France. Le plombier déclare alors l’opération en e-reporting lorsque son propre calendrier l’y oblige. Si la facture est libellée au nom du cabinet et non du syndicat, elle doit en revanche être corrigée, car elle ne concerne pas la bonne entité.
À partir de quand un cabinet de syndic doit-il émettre des factures électroniques ?
Au plus tard le 1er septembre 2027 s’il est une PME ou une microentreprise, ce qui est le cas de la plupart des cabinets indépendants. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire y sont soumises depuis le 1er septembre 2026. Avant son échéance, un cabinet peut émettre volontairement en électronique, mais un client ne peut pas le lui imposer au titre de la réforme.
Qu’est-ce que l’e-reporting pour un syndic de copropriété ?
C’est la transmission à l’administration, par la plateforme agréée, des données des opérations qui ne donnent pas lieu à facture électronique. Pour un syndic, cela vise surtout les honoraires facturés à un client non assujetti, comme un syndicat non assujetti ou un copropriétaire particulier. S’y ajoute la transmission des données de paiement pour les prestations de services, sauf option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Quelle sanction si le cabinet n’a pas de plateforme agréée pour recevoir ses factures ?
Depuis la loi de finances pour 2026, l’administration adresse d’abord une mise en demeure de se conformer dans les trois mois. Si le manquement persiste, une amende de 500 € s’applique, suivie d’une nouvelle mise en demeure ; faute de régularisation, l’amende passe à 1 000 € et peut se répéter par période de trois mois. Pendant la phase de démarrage, la DGFiP indique ne pas sanctionner les entreprises engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité.
Le syndic bénévole est-il concerné par la facturation électronique ?
Non. Selon la fiche publiée par la DGFiP, le syndic non professionnel, copropriétaire de l’immeuble qui n’exerce pas à titre lucratif et ne dispose pas de numéro SIREN, n’est pas assujetti à la TVA et se trouve exclu du périmètre de la réforme. Ce sont les fournisseurs de la copropriété qui, de leur côté, déclarent leurs opérations en e-reporting.
Un copropriétaire assujetti peut-il déduire la TVA sur ses charges de copropriété ?
Oui, selon les règles de droit commun, rappelées dans la réponse ministérielle du 23 avril 2026. Le syndic remet au copropriétaire un relevé de charges faisant apparaître le montant des charges récupérables et la TVA correspondante, et le copropriétaire assujetti peut déduire la taxe qui figure sur ce relevé. C’est ce relevé, et non l’appel de fonds, qui fait apparaître la TVA déductible.
Textes et sources officielles
- Facturation électronique : je suis un syndic de copropriété (DGFiP, septembre 2025)
- Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 (DGFiP)
- Question écrite n° 07434, facturation électronique et charges de copropriété, réponse du 23 avril 2026 (Sénat)
- Se mettre en conformité avec l’obligation de facturation électronique (Service Public Entreprendre)
- Facturation électronique : les sanctions évoluent (Service Public Entreprendre)
- Facturation électronique et plateformes agréées (impots.gouv.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
