Aucun texte ne fixe une durée de conservation générale pour les documents de copropriété. Les archives appartiennent au syndicat : le syndic les détient pendant son mandat et les transmet à son successeur (article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Le registre des procès-verbaux, le règlement de copropriété, le carnet d’entretien et les diagnostics se gardent donc pendant toute la vie de la copropriété, et les autres pièces se calent sur des délais de prescription précis : cinq ans pour les actions entre copropriétaires et syndicat, dix ans après réception pour la garantie décennale.
La question revient à chaque déménagement de cabinet, à chaque cave qui déborde et à chaque projet de numérisation. La durée de conservation des documents de copropriété est l’une des obligations du syndic de copropriété les moins encadrées par les textes, ce qui explique la quantité de tableaux de « durées légales » qui circulent sans source. Ici, chaque durée renvoie à un article, et quand il n’y en a pas, c’est dit.
Que dit la loi sur les archives du syndicat ?
Les archives du syndicat sont l’ensemble des documents relatifs à l’immeuble et au syndicat que le syndic détient pour le compte de celui-ci. L’article 18 de la loi de 1965 range parmi les missions du syndic la conservation des archives et la tenue du carnet d’entretien. L’article 33 du décret du 17 mars 1967 en donne le contenu : une expédition ou une copie des actes fondateurs (règlement de copropriété, état descriptif de division et leurs modificatifs), les conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il cite en particulier les registres des procès-verbaux d’assemblée générale et leurs annexes, les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
Trois conséquences pratiques découlent de ces textes :
- La conservation et la gestion des archives font partie de la mission ordinaire du syndic, donc du forfait.
- L’article 33 ne fixe aucune durée de conservation, ni minimale ni maximale.
- Les archives suivent le syndicat : à chaque changement de syndic, elles sont remises au successeur dans le mois qui suit la cessation des fonctions, avec un bordereau récapitulatif.
Le même article 33 organise l’accès des copropriétaires : le syndic délivre des copies certifiées des procès-verbaux et, aux frais du demandeur, des copies des pièces justificatives de charges, du carnet d’entretien et des diagnostics.
Durées de conservation des documents de copropriété : le tableau
Le tableau ci-dessous ne retient que des durées de conservation qui reposent sur un texte vérifié. Il s’agit de minimums : une durée de prescription dit jusqu’à quand un document peut servir de preuve, pas à partir de quand il faut le détruire.
| Document | Durée minimale | Point de départ | Fondement |
|---|---|---|---|
| Règlement de copropriété, état descriptif, modificatifs | Vie de la copropriété | Sans objet | Décret n° 67-223, art. 33 (archives du syndicat, sans durée) |
| Registre des procès-verbaux d’AG et annexes | Vie de la copropriété | Sans objet | Décret n° 67-223, art. 17 et 33 |
| Carnet d’entretien, diagnostics techniques, plans | Vie de l’immeuble, tenus à jour | Sans objet | Loi n° 65-557, art. 18 ; décret n° 67-223, art. 33 |
| Pièces relatives aux charges et à leur recouvrement | 5 ans | Jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits | Loi n° 65-557, art. 42 ; code civil, art. 2224 |
| Preuve de notification des procès-verbaux | Au moins jusqu’à la fin du délai de contestation de 2 mois et des recours éventuels | Notification du procès-verbal | Loi n° 65-557, art. 42 |
| Marchés de travaux, procès-verbal de réception, attestations d’assurance des entreprises | 10 ans | Réception des travaux | Code civil, art. 1792-4-1 |
| Livres et pièces comptables du cabinet | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents fiscaux du cabinet | 6 ans | Dernière opération ou date du document | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contrats et correspondance commerciale, documents bancaires | 5 ans | Selon le document | Code de commerce (Entreprendre.Service-Public.fr) |
| Double des bulletins de paie du personnel du syndicat | 5 ans | Selon le document | Code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié | Code du travail |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans | Selon le document | Entreprendre.Service-Public.fr |
Les lignes « cabinet » concernent la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise de syndic elle-même. Elles ne s’appliquent pas telles quelles aux documents des syndicats, mais elles servent de référence. Les durées du code du travail concernent le syndicat employeur d’un gardien ou d’un employé d’immeuble.
Ce qui se garde pendant toute la vie de la copropriété
Les documents fondateurs et les décisions collectives ne se périment pas. Le règlement de copropriété, l’état descriptif et chacun de leurs modificatifs définissent les lots, les parties communes et les clés de répartition : on s’y réfère à chaque vente, à chaque contestation de charges, à chaque projet de travaux.
Le registre des procès-verbaux obéit à l’article 17 du décret du 17 mars 1967 : les procès-verbaux y sont inscrits les uns à la suite des autres, et le registre peut être tenu sous forme électronique. Une résolution de 1998 qui autorise un copropriétaire à fermer un balcon, une autorisation d’installer une antenne, une décision de répartir un ascenseur entre certains bâtiments seulement : ces décisions produisent effet tant qu’elles n’ont pas été remplacées, et c’est le registre qui en fait la preuve.
Le carnet d’entretien et les diagnostics se conservent dans le même esprit, avec une différence : ils se tiennent à jour. Un carnet dont les anciennes pages ont disparu perd l’historique des interventions sur la toiture ou la colonne d’eau, justement ce qu’un bureau d’études demande avant d’établir un plan pluriannuel de travaux.
Comptabilité et pièces justificatives : cinq ou dix ans ?
Pour les pièces comptables d’un syndicat, aucune durée de conservation n’est fixée par la loi de 1965 ni par ses décrets. Deux textes encadrent pourtant la réflexion.
Le premier est l’article 42 de la loi de 1965 : les actions personnelles relatives à la copropriété, entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat, suivent la prescription de l’article 2224 du code civil, soit cinq ans à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits. Le recouvrement des charges par le syndicat, ou la réclamation d’un copropriétaire qui conteste une somme portée à son compte, relèvent en principe de ce délai.
Exemple. Dans une résidence de 60 lots à Rennes, le syndicat assigne en 2024 un copropriétaire qui n’a rien payé depuis le premier appel de 2020. Entre la première instance et un éventuel appel, le dossier peut encore être plaidé en 2027 ou 2028. Les appels de fonds de 2020, les relevés de compte, les procès-verbaux d’approbation des comptes et la mise en demeure serviront jusqu’au bout : un cabinet qui détruirait les pièces « de plus de cinq ans » en cours de route se priverait de sa preuve.
Le second est l’article L123-22 du code de commerce, qui impose aux commerçants de conserver dix ans leurs documents comptables et pièces justificatives. Il vise la comptabilité du cabinet, pas celle des syndicats, qui ne sont pas commerçants. Beaucoup de cabinets le retiennent pourtant par prudence pour les pièces des syndicats, en comptant dix ans à partir de la clôture de l’exercice concerné. C’est une règle de gestion, pas une obligation, et elle gagne à être expliquée au conseil syndical.
Travaux et sinistres : l’horizon de la garantie décennale
Pour les travaux, le repère est l’article 1792-4-1 du code civil : les constructeurs sont déchargés de leur responsabilité décennale dix ans après la réception des travaux. Tout ce qui permet d’engager cette garantie se garde donc au moins jusque-là : le marché ou le devis signé, les ordres de service, les comptes rendus de chantier, le procès-verbal de réception avec ses réserves, la levée des réserves, les attestations d’assurance décennale des entreprises et, s’il existe, le contrat d’assurance dommages-ouvrage.
Le procès-verbal de réception est la pièce qui manque le plus souvent. Sans lui, le point de départ de la garantie devient discutable, et la discussion avec l’assureur commence mal. Le guide des travaux en copropriété détaille la réception et les garanties.
Pour les dossiers de sinistres, on conserve la déclaration, les rapports d’expertise, les devis, les factures et les quittances d’indemnité au moins jusqu’à la clôture complète du dossier, puis selon la prescription applicable aux actions qui pourraient encore en naître.
Personnel du syndicat : les durées du code du travail
Quand le syndicat emploie un gardien ou un employé d’immeuble, il est employeur, et les durées du code du travail s’appliquent à ses documents. Entreprendre.Service-Public.fr les résume ainsi : cinq ans pour le double des bulletins de paie, cinq ans à compter du départ du salarié pour le registre unique du personnel, cinq ans pour les documents relatifs aux contrats et aux salaires, trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales.
Dans les faits, les dossiers du personnel sont ceux qui disparaissent le plus facilement lors d’un changement de syndic, parce qu’ils sont souvent tenus à part, chez un prestataire de paie. Le bordereau de passation doit les mentionner expressément.
Données personnelles : ce que le RGPD change
Le RGPD pose un principe de limitation de la conservation : les données personnelles ne sont gardées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. La CNIL distingue trois phases : la base active, l’archivage intermédiaire (consultation ponctuelle et motivée, par des personnes habilitées, pour une obligation légale ou un éventuel contentieux) et l’archivage définitif, réservé à ce qui présente un intérêt historique.
Pour un syndic, cela signifie qu’un ancien copropriétaire qui a vendu sort de la base active : plus d’envois, plus d’accès à l’espace en ligne. Ses données liées aux comptes restent en archivage intermédiaire tant qu’une action reste possible, avec un accès restreint. Le guide sur la sécurité et le RGPD d’un logiciel de syndic développe la question des droits d’accès.
Numérisation et archivage électronique
Les archives peuvent être numériques, à condition de respecter le code civil. L’article 1366 donne à l’écrit électronique la même force probante que le papier, sous réserve que son auteur soit identifié et que son intégrité soit garantie. L’article 17 du décret du 17 mars 1967 permet d’établir la feuille de présence et les procès-verbaux sous forme électronique, avec une signature électronique conforme à l’article 1367.
Pour les documents numérisés, l’article 1379 du code civil donne à la copie fiable la même force probante que l’original. Elle est présumée fiable lorsqu’elle reproduit à l’identique la forme et le contenu de l’acte et que son intégrité est garantie dans le temps selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 : informations d’identification de la copie, date de création, conservation propre à éviter toute altération. La même règle ajoute une réserve souvent oubliée : si l’original existe encore, sa présentation peut toujours être exigée.
En pratique, numériser un registre de procès-verbaux signé à la main ne dispense pas de garder le registre. Numériser des factures fournisseurs pour les consulter plus vite est utile, mais la destruction des originaux ne se décide qu’avec un procédé qui remplit les conditions du décret.
Confier les archives à un prestataire spécialisé
L’assemblée générale peut décider de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, aux frais du syndicat, à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’article 25 (article 18 de la loi de 1965). Le contrat type de syndic prévoit alors une réduction du forfait du syndic, dont le montant figure au contrat.
On y envoie en général les archives dites dormantes, celles qu’on ne consulte plus mais qu’on ne peut pas détruire : exercices anciens clôturés, dossiers de travaux réceptionnés depuis longtemps, procédures terminées. Les archives vivantes restent au cabinet. Lors d’un changement de syndic, l’ancien syndic doit informer le prestataire dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions et lui communiquer les coordonnées de son successeur (article 18-2).
Dans Gerelio
Gerelio ne remplace pas un service d’archivage à valeur probante, mais il limite ce qu’il faut chercher dans les cartons. La comptabilité de chaque immeuble est tenue en partie double et les écritures sont scellées par une chaîne d’empreintes : une écriture validée ne se modifie pas, elle se contre-passe, ce qui garde l’historique complet des corrections. Pour chaque syndicat, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes, à joindre à la convocation ou à remettre en AG, et tout copropriétaire vérifie sans compte, par un lien ou un QR code, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis.
Les procès-verbaux produits par le module AG et les documents de l’immeuble sont accessibles aux copropriétaires et au conseil syndical sur l’extranet. Lors d’une reprise, l’import assisté depuis l’ancien logiciel s’accompagne d’un contrôle des soldes et d’un certificat de reprise. Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Par où commencer : un plan de classement en cinq familles
Avant de trier une cave ou de lancer une numérisation, classez les documents de chaque immeuble en cinq familles, chacune avec sa durée de conservation :
- Documents fondateurs et registre des procès-verbaux : conservation pendant toute la vie de la copropriété, originaux compris.
- Documents techniques (carnet d’entretien, diagnostics, plans) : conservation et mise à jour continues.
- Travaux : au moins dix ans après la réception de chaque chantier.
- Comptabilité et recouvrement : au moins cinq ans à compter du dernier fait susceptible de fonder une action, dix ans après la clôture si vous suivez la référence du code de commerce.
- Personnel du syndicat : durées du code du travail.
Faites ensuite valider la liste des éliminations par le conseil syndical, et inscrivez la décision d’externaliser les archives dormantes à l’ordre du jour de la prochaine AG si le volume le justifie. Les archives appartiennent au syndicat : c’est à lui de trancher, pièces en main.
Questions fréquentes
Combien de temps le syndic doit-il conserver les procès-verbaux d’assemblée générale ?
Aucune durée n’est fixée, et c’est justement pour cela qu’ils ne se détruisent pas. Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre que le syndic détient au titre des archives du syndicat (articles 17 et 33 du décret du 17 mars 1967) et qu’il transmet à chaque changement de syndic. Une décision votée il y a trente ans peut encore fonder un droit de jouissance ou une répartition de charges aujourd’hui.
Combien de temps conserver les factures et pièces comptables d’une copropriété ?
Les actions personnelles entre un copropriétaire et le syndicat se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits (article 42 de la loi de 1965 et article 2224 du code civil). Ce point de départ peut être tardif. Le code de commerce impose dix ans au cabinet pour sa propre comptabilité : beaucoup de cabinets retiennent la même durée pour les pièces des syndicats, par prudence.
Le syndic peut-il détruire les archives de la copropriété ?
Les archives appartiennent au syndicat des copropriétaires, pas au cabinet. Le décret du 17 mars 1967 charge le syndic de les détenir et l’article 18-2 de la loi l’oblige à les remettre à son successeur. Aucun texte ne lui donne de durée au-delà de laquelle il pourrait les éliminer. Avant de détruire des pièces anciennes, faites valider la liste par le conseil syndical, voire par l’assemblée générale.
Les archives d’une copropriété peuvent-elles être uniquement numériques ?
En grande partie. L’écrit électronique a la même force probante que le papier si son auteur est identifié et son intégrité garantie (article 1366 du code civil), et le registre des procès-verbaux peut être tenu sous forme électronique. Une copie numérique est présumée fiable si elle respecte le décret n° 2016-1673. Mais tant que l’original papier existe, sa présentation peut toujours être exigée.
Qui paie l’archivage des documents chez un prestataire spécialisé ?
Le syndicat. L’article 18 de la loi de 1965 permet à l’assemblée générale, à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25), de confier les archives à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat. En contrepartie, le contrat type de syndic prévoit une réduction du forfait du syndic, selon le montant fixé au contrat.
Combien de temps garder les documents d’un chantier de travaux ?
Au moins dix ans à compter de la réception, durée de la garantie décennale fixée par l’article 1792-4-1 du code civil. Il faut conserver le marché, les ordres de service, le procès-verbal de réception et ses réserves, la levée des réserves et les attestations d’assurance décennale des entreprises. Sans procès-verbal de réception daté, le point de départ de la garantie devient lui-même discutable.
Un copropriétaire peut-il obtenir la copie d’un ancien procès-verbal ?
Oui. L’article 33 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le syndic délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux d’assemblée générale et de leurs annexes. Le contrat type de syndic range la délivrance de copies papier parmi les frais imputables au seul copropriétaire demandeur, selon le tarif prévu au contrat. Un procès-verbal disponible sur l’espace en ligne évite souvent la demande.
Textes et sources officielles
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 33 : archives du syndicat (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 42 : prescription (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2 : transmission des archives (Légifrance)
- Code civil, article 2224 : prescription de cinq ans (Légifrance)
- Code civil, article 1792-4-1 : garantie décennale (Légifrance)
- Code civil, article 1379 : copie fiable (Légifrance)
- Durée de conservation des documents de l’entreprise (Entreprendre.Service-Public.fr)
- Les durées de conservation des données (CNIL)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
