Le syndic doit mettre à jour chaque année les données de chaque copropriété au registre national des copropriétés dans les deux mois qui suivent l’assemblée générale ayant approuvé les comptes. Le point de départ n’est ni la clôture de l’exercice ni une date fixe : c’est la date de cette AG, qui diffère d’un immeuble à l’autre. Un oubli peut coûter jusqu’à 20 € par lot et par semaine au cabinet, et de nouvelles rubriques deviennent obligatoires au 19 janvier 2028.
Qu’est-ce que le registre national des copropriétés ?
Le registre national des copropriétés est le fichier public, créé par la loi ALUR du 24 mars 2014, dans lequel chaque syndicat de copropriétaires d’un immeuble à destination partielle ou totale d’habitation est immatriculé et décrit. Il est tenu par l’Agence nationale de l’habitat (Anah), qui délivre le numéro d’immatriculation et les attestations. Son objet, tel que le formule l’article L711-1 du code de la construction et de l’habitation (CCH), est de mieux connaître l’état des copropriétés et de repérer plus tôt celles qui se fragilisent.
Toutes les copropriétés d’habitation sont concernées, quelle que soit leur taille, depuis la fin du calendrier d’immatriculation échelonné : avant le 31 décembre 2016 pour les syndicats de plus de 200 lots, 2017 pour ceux de plus de 50 lots, 2018 pour les autres. Un immeuble entièrement composé de bureaux ou de commerces n’y figure pas. L’immatriculation et les mises à jour sont gratuites.
Dans le quotidien d’un cabinet, le registre est l’une des obligations déclaratives les plus faciles à oublier, précisément parce qu’elle ne tombe jamais au même moment. Elle s’inscrit dans l’ensemble des obligations du syndic de copropriété, aux côtés de la fiche synthétique qui en reprend les données.
Qui immatricule la copropriété et qui la met à jour ?
Le syndic est responsable de l’immatriculation et de toutes les mises à jour, sauf dans un cas : lors de la mise en copropriété d’un immeuble, c’est le notaire qui procède à l’immatriculation initiale (article L711-4 du CCH). Pour une copropriété existante, la charge revient au syndic en exercice, qu’il soit professionnel ou bénévole, ou à l’administrateur provisoire lorsqu’une procédure est en cours.
Concrètement, tout passe par un compte de télédéclarant. L’article R711-2 rend sa création obligatoire, et l’article R711-3 interdit de saisir quoi que ce soit tant que ce compte n’est pas rattaché à la copropriété. La première immatriculation emporte le rattachement ; pour un immeuble repris, il faut le demander. Un compte resté douze mois sans activité est supprimé, ce qui surprend régulièrement les syndics bénévoles qui ne se connectent qu’une fois par an.
Les déclarations se font par formulaire en ligne ou par dépôt de fichiers conformes au cahier des charges du registre (article R711-8). Pour chaque formalité, le télédéclarant reçoit un courriel et une attestation (article R711-15). Gardez ces attestations dans le dossier de l’immeuble : ce sont vos preuves en cas de contestation sur la date de mise à jour.
Quand faire la mise à jour annuelle du registre national des copropriétés ?
La mise à jour annuelle doit être faite dans les deux mois qui suivent l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice clos (article R711-10 du CCH). Les données financières déclarées sont celles de cet exercice, tel qu’approuvé. Les autres informations, elles, doivent être actualisées dès qu’elles changent.
Exemple. Une résidence de 38 lots à Nantes clôt ses comptes le 31 décembre. Son AG d’approbation s’est tenue le 12 juin 2026 : la mise à jour doit être faite au plus tard le 12 août 2026. Son immeuble voisin, dont l’exercice court du 1er avril au 31 mars et dont l’AG a eu lieu le 18 septembre, doit être à jour au plus tard le 18 novembre. Même cabinet, même gestionnaire, deux échéances sans rapport.
D’autres événements déclenchent une déclaration, avec leurs propres délais :
| Événement | Qui déclare | Délai | Référence |
|---|---|---|---|
| AG d’approbation des comptes | Syndic ou administrateur provisoire | 2 mois après l’AG | Art. R711-10 CCH |
| Fin des fonctions du syndic | Syndic sortant (avec l’identité du successeur) | 1 mois après la cessation | Art. R711-4 CCH |
| Renouvellement du mandat | Syndic renouvelé | 1 mois après la fin du mandat précédent | Art. R711-7 CCH |
| Syndic provisoire non confirmé | Syndic provisoire | 1 mois après la désignation du nouveau représentant | Art. R711-13 CCH |
| Division de la copropriété | Syndic ou notaire | 1 mois après la décision définitive | Art. R711-18 CCH |
| Autre modification des données | Syndic | Dès la modification | Art. L711-2 et R711-10 CCH |
Le renouvellement de mandat est le piège classique. L’AG qui renouvelle le syndic est souvent la même que celle qui approuve les comptes, mais les deux déclarations ne portent pas sur la même chose, et la seconde a un délai plus court.
Quelles données déclarer au registre aujourd’hui ?
Les données se répartissent en trois blocs, fixés par les articles L711-2 et R711-9 du CCH.
Le premier bloc identifie le syndicat : nom, adresse, date de création, nombre et nature des lots et, le cas échéant, nom du syndic. S’y ajoutent les procédures en cours (mandat ad hoc, administration provisoire, carence) et les arrêtés relevant de la lutte contre l’habitat indigne. Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, l’article L711-2 vise aussi l’accompagnement des copropriétés en difficulté et l’existence de certaines plaintes ou condamnations.
Le deuxième bloc est financier, et c’est lui qui change chaque année. Il reprend l’exercice comptable, le budget prévisionnel, les charges courantes et les charges pour travaux et opérations exceptionnelles, les dettes fournisseurs, le montant des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs au-delà du seuil fixé par arrêté (aujourd’hui 300 €), le fonds de travaux et la présence de personnel employé par le syndicat. Toutes ces données sortent des comptes approuvés et de leurs annexes : si les annexes sont justes, la déclaration prend un quart d’heure.
Le troisième bloc décrit le bâti : nombre de bâtiments, étiquette énergétique lorsqu’elle existe, nombre d’ascenseurs, période de construction, type de chauffage. C’est ce bloc que la réforme de 2028 enrichit.
Ce qui change au 19 janvier 2028
Le décret n° 2025-831 du 19 août 2025, publié le 21 août 2025, a réécrit l’article R711-9 du CCH pour élargir les données principales à déclarer. L’arrêté du 23 juin 2026, publié au Journal officiel le 19 juillet 2026, en fixe le détail et s’applique dix-huit mois après sa publication, soit le 19 janvier 2028. Voici ce qu’il ajoute ou modifie :
- l’identifiant du bâtiment au référentiel national des bâtiments (RNB), un code de 12 caractères ;
- le nombre d’étages par bâtiment et une période de construction plus fine ;
- la classe de performance énergétique, de A à G ;
- le type et l’énergie du chauffage, le système de production d’eau chaude sanitaire, le type et le système de ventilation ;
- l’état du plan pluriannuel de travaux (projet, inscription à l’ordre du jour, vote, date d’adoption) ;
- la réalisation et la date du DPE collectif ;
- la réalisation et la date d’un diagnostic de structure ;
- le seuil des copropriétaires débiteurs, qui passe de 300 € à deux trimestres de charges.
Ce dernier changement est plus lourd qu’il n’y paraît. Un seuil fixe de 300 € se contrôle d’un coup d’œil dans la balance ; un seuil exprimé en trimestres de charges doit être calculé copropriétaire par copropriétaire, selon ses tantièmes et le budget voté. Pour un studio, deux trimestres de charges peuvent représenter moins de 300 € ; pour un grand appartement avec chauffage collectif, plusieurs milliers d’euros.
Les textes consultés ne prévoient pas de campagne de rattrapage distincte. Le plus prudent est de considérer que toute déclaration faite à partir du 19 janvier 2028, qu’il s’agisse d’une mise à jour annuelle, d’un changement de syndic ou d’une modification, devra comporter ces rubriques, et de les avoir rassemblées avant. Beaucoup existent déjà dans vos dossiers, dispersées : le DPE collectif dans un PDF du diagnostiqueur, la date d’adoption du plan dans un procès-verbal, le système de ventilation dans un contrat d’entretien. Les guides du plan pluriannuel de travaux et du DPE collectif aident à retrouver ces éléments.
Comment se déclenche l’astreinte de 20 € par lot et par semaine ?
L’astreinte n’est pas automatique. L’article L711-6 du CCH prévoit une séquence en trois temps :
- Le syndic n’a pas immatriculé le syndicat ou n’a pas transmis les informations demandées, par exemple la mise à jour annuelle.
- Le teneur du registre, un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt le met en demeure d’y procéder, par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Si la mise en demeure reste sans effet pendant un mois, une astreinte d’au plus 20 € par lot et par semaine peut être appliquée au syndic ; elle court jusqu’à la transmission complète des données.
L’astreinte ne peut pas être facturée aux copropriétaires lorsque le syndic est rémunéré. Pour un cabinet, elle reste donc intégralement à sa charge. Seul un syndic non rémunéré peut la répercuter.
| Taille de la copropriété | 1 semaine | 4 semaines | 10 semaines |
|---|---|---|---|
| 12 lots | 240 € | 960 € | 2 400 € |
| 45 lots | 900 € | 3 600 € | 9 000 € |
| 120 lots | 2 400 € | 9 600 € | 24 000 € |
Calcul arithmétique au plafond de 20 € par lot et par semaine. Le montant réellement appliqué peut être inférieur, le texte fixant un maximum.
En pratique, le risque tient moins à l’Anah qu’aux copropriétaires. Un président de conseil syndical en conflit avec le cabinet, ou un acquéreur qui constate des données obsolètes, peut envoyer la mise en demeure lui-même. À partir de là, le compteur tourne en semaines, pas en mois.
Les autres conséquences d’un registre pas à jour
La première est financière pour le syndicat, non pour le syndic : un syndicat qui n’est pas immatriculé, ou dont les données ne sont pas à jour, ne peut recevoir aucune subvention de l’État, de ses établissements publics ou des collectivités territoriales (article L711-6, III). C’est un point à vérifier avant tout dépôt de dossier d’aide, par exemple pour MaPrimeRénov’ Copropriété. Une rénovation énergétique votée peut attendre des semaines faute d’une déclaration de dix minutes.
La deuxième concerne les ventes. Tout acte authentique de vente d’un lot mentionne le numéro d’immatriculation (article L711-5). En l’absence de syndic, ou si la mise en demeure reste sans effet pendant un mois, le notaire immatricule lui-même le syndicat, aux frais du syndic, ou du syndicat si le syndic n’est pas rémunéré.
La troisième est moins visible. La fiche synthétique peut être extraite directement du registre, avec la mention qu’elle est délivrée sur la foi des déclarations du représentant légal (article 3 du décret n° 2016-1822). Une donnée erronée au registre se retrouve donc dans la fiche synthétique de la copropriété, puis entre les mains d’un acquéreur. Enfin, une partie des données du registre est en accès public et téléchargeable : ce que vous déclarez est lu par des collectivités, des bureaux d’études et des acheteurs.
Changement de syndic : ne pas perdre le fil
Le changement de syndic est le moment où les déclarations se perdent. L’ancien syndic doit informer le teneur du registre de la fin de ses fonctions dans le mois, en indiquant son successeur (article R711-4). Après la fin de son mandat, il ne peut plus transmettre que ces informations et, le cas échéant, une mise à jour financière ; il conserve un accès pendant douze mois ou jusqu’au rattachement du nouveau syndic (article R711-5).
Le nouveau syndic, de son côté, demande le rattachement de son compte à la copropriété en fournissant le numéro d’immatriculation et les justificatifs de sa qualité de représentant légal (articles R711-4 et R711-6). Réclamez le numéro dès la passation, avec le reste des pièces : c’est plus simple que de le chercher ensuite. Le déroulé complet de la passation est dans le guide changer de syndic.
À retenir. Quand l’AG qui vous désigne est aussi celle qui approuve les comptes, le délai de deux mois court pendant la passation. Le texte permet encore à l’ancien syndic de transmettre la mise à jour financière (article R711-5) : convenez par écrit de qui la fait, et obtenez sans attendre les annexes approuvées.
S’organiser au cabinet
Une méthode qui tient la route sur un portefeuille de plusieurs dizaines d’immeubles :
- Dès qu’une AG d’approbation est fixée, calculez la date limite du registre et inscrivez-la dans le dossier de l’immeuble ; recalculez-la si l’AG est déplacée.
- Préparez les données financières en même temps que les annexes de l’AG : ce sont les mêmes montants.
- Déclarez dans la semaine qui suit l’AG, pendant que le dossier est ouvert, plutôt que d’attendre la limite, qui tombe souvent en août ou pendant la préparation des AG suivantes.
- Classez l’attestation du registre dans le dossier de l’immeuble et mettez à jour la fiche synthétique à partir des mêmes données.
- D’ici fin 2027, complétez immeuble par immeuble les rubriques 2028 : identifiant RNB, classe énergétique, chauffage, eau chaude, ventilation, plan pluriannuel, DPE collectif, diagnostic de structure.
Dans Gerelio
Le moteur d’obligations de Gerelio calcule l’échéance du registre à J+60 de l’AG d’approbation réellement tenue, pour chaque immeuble, et la place dans la liste « À traiter » du cabinet ; si l’AG est déplacée, la date suit. Les montants financiers à déclarer (charges courantes, travaux, dettes fournisseurs, impayés, fonds de travaux) se lisent dans les cinq annexes générées à la clôture, puisque la comptabilité est tenue en partie double et par immeuble. Le suivi des impayés donne le solde de chaque copropriétaire, point de départ du décompte des débiteurs à déclarer. La même liste « À traiter » rappelle la mise à jour de la fiche synthétique, qui repose sur les mêmes données. La déclaration elle-même se fait toujours sur le site du registre, avec votre compte de télédéclarant. Pour voir ces échéances sur un portefeuille fictif : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les erreurs qu’on voit le plus
Calculer l’échéance depuis la clôture de l’exercice au lieu de l’AG. Oublier la déclaration de renouvellement de mandat, dont le délai est d’un mois. Laisser un compte de télédéclarant expirer faute de connexion pendant un an. Déclarer des impayés qui ne correspondent pas aux annexes approuvées, parce que la balance a bougé entre l’AG et la déclaration. Et, pour les immeubles repris en cours d’année, attendre que l’ancien syndic se manifeste au lieu de demander soi-même le rattachement.
Questions fréquentes
L’immatriculation d’une copropriété au registre est-elle payante ?
Non. L’immatriculation du syndicat et les mises à jour annuelles sont gratuites. Le syndic doit seulement créer un compte de télédéclarant auprès du teneur du registre, l’Agence nationale de l’habitat, puis rattacher ce compte à chaque copropriété qu’il administre. Un compte resté douze mois sans activité est supprimé, ce qui concerne surtout les syndics bénévoles qui ne se connectent qu’une fois par an.
Où trouver le numéro d’immatriculation d’une copropriété ?
Le numéro est attribué par le registre après la déclaration initiale, et le syndic le retrouve dans son espace de télédéclarant. Il doit aussi figurer dans la rubrique d’identification de la fiche synthétique de la copropriété, et le notaire le reporte dans tout acte authentique de vente d’un lot. Un copropriétaire peut donc le demander au syndic ou le lire sur la fiche synthétique publiée sur l’extranet.
Que se passe-t-il si la copropriété n’est pas immatriculée au moment d’une vente ?
Tout acte authentique de vente d’un lot doit mentionner le numéro d’immatriculation. S’il n’y a pas de syndic, ou si la mise en demeure adressée au syndic reste sans effet pendant un mois, le notaire immatricule d’office le syndicat (article L711-5 du CCH). Les frais sont à la charge du syndic, ou du syndicat lorsque le syndic n’est pas rémunéré.
Un syndic bénévole doit-il lui aussi mettre à jour le registre ?
Oui. L’obligation pèse sur le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, avec le même délai de deux mois après l’AG d’approbation des comptes. La seule différence tient à l’astreinte : elle ne peut pas être facturée aux copropriétaires lorsque le syndic est rémunéré, mais elle peut l’être lorsqu’il ne l’est pas, ce qui est généralement le cas d’un syndic bénévole.
Que faire au registre quand on reprend un immeuble géré par un autre syndic ?
L’ancien syndic doit informer le teneur du registre de la fin de ses fonctions dans le mois, en indiquant son successeur (article R711-4 du CCH). Le nouveau syndic demande ensuite le rattachement de son compte à la copropriété, avec le numéro d’immatriculation et les justificatifs de sa désignation. Tant que ce rattachement n’est pas fait, il ne peut rien déclarer.
Faut-il déclarer dès maintenant les nouvelles données prévues pour 2028 ?
Les nouvelles rubriques fixées par l’arrêté du 23 juin 2026, publié le 19 juillet 2026, s’appliquent dix-huit mois après sa publication, soit le 19 janvier 2028. Elles ne sont donc pas exigées aujourd’hui. En revanche, elles supposent de retrouver l’identifiant RNB, la classe du DPE collectif, le système de chauffage et de ventilation ou la date d’adoption du plan pluriannuel : autant commencer à les réunir immeuble par immeuble.
Le délai de deux mois court-il depuis la clôture des comptes ou depuis l’AG ?
Depuis l’assemblée générale qui a approuvé les comptes de l’exercice clos (article R711-10 du CCH). Pour un exercice clos le 31 décembre et une AG tenue le 18 juin, la mise à jour doit être faite au plus tard le 18 août. Si l’AG est reportée, l’échéance se décale d’autant, d’où l’intérêt de la recalculer à chaque changement de date.
Textes et sources officielles
- Code de la construction et de l’habitation, articles L711-1 à L711-7 (Légifrance)
- Code de la construction et de l’habitation, articles R711-1 à R711-21 (Légifrance)
- Décret n° 2025-831 du 19 août 2025 relatif au registre national d’immatriculation des copropriétés (Légifrance)
- Arrêté du 23 juin 2026 modifiant l’arrêté du 10 octobre 2016 relatif au registre (Légifrance)
- Immatriculation des copropriétés (ANIL)
- Le registre des copropriétés (site officiel)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
