La fiche synthétique de copropriété est le document qui résume, en une ou deux pages, l’identité de la copropriété, son bâti, ses équipements et sa situation financière. Le syndic l’établit et la met à jour chaque année, dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’AG d’approbation des comptes, la publie sur l’extranet et doit la remettre sous un mois à tout copropriétaire qui la demande. Au-delà, 15 € par jour de retard sont imputés sur sa rémunération.
Qu’est-ce que la fiche synthétique de copropriété ?
La fiche synthétique est prévue par l’article 8-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, créé par la loi ALUR : le syndic y regroupe les données financières et techniques de la copropriété et de son bâti, selon un contenu fixé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. L’obligation s’est appliquée progressivement : au 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots, au 1er janvier 2018 pour celles de plus de 50 lots, au 1er janvier 2019 pour toutes les autres.
Elle vise deux lecteurs. Le copropriétaire, qui y trouve en un coup d’œil le montant des charges, les dettes et le fonds de travaux. Et l’acquéreur d’un lot, à qui elle doit être remise avant la promesse de vente. Pour un cabinet, c’est une des obligations du syndic de copropriété les plus simples à tenir, à condition de la produire au bon moment, et l’une des plus visibles quand elle manque.
Seule exception prévue par le texte : l’article 8-2 ne s’applique pas aux syndics d’immeubles à destination totale autre que d’habitation. Un immeuble de bureaux n’a pas de fiche synthétique ; un immeuble mixte avec un seul logement en a une.
Que contient la fiche synthétique ?
Le contenu est fixé par l’article 2 du décret n° 2016-1822, en six rubriques. Aucune ne peut manquer, même lorsque la réponse est « néant » (pas d’ascenseur, pas de personnel).
| Rubrique | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| 1. Identification | Nom d’usage et adresse du syndicat, adresse de l’immeuble, numéro d’immatriculation au registre national, date du règlement de copropriété, numéro SIRET du syndicat le cas échéant |
| 2. Représentant légal | Nom et adresse du syndic ou de l’administrateur provisoire, son numéro SIRET, cadre de son intervention (mandat de syndic ou administration provisoire) |
| 3. Organisation juridique | Nature du syndicat (principal, secondaire, coopératif), résidence-services le cas échéant, numéro d’immatriculation du syndicat principal pour un syndicat secondaire |
| 4. Caractéristiques techniques | Nombre total de lots inscrit au règlement, nombre de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux, nombre de bâtiments, période de construction |
| 5. Équipements | Type de chauffage (et énergie utilisée pour un chauffage collectif non urbain), nombre d’ascenseurs |
| 6. Données financières | Dates de l’exercice et de l’AG qui a approuvé les comptes, charges courantes, charges pour travaux et opérations exceptionnelles, dettes fournisseurs, rémunérations et autres, montant des impayés, nombre de copropriétaires débiteurs au-delà du seuil fixé par arrêté, fonds de travaux, présence de personnel employé |
Deux précisions de lecture. Le nombre de lots est celui du règlement de copropriété, pas celui qu’on constate sur place après des réunions ou divisions non publiées. Et lors du tout premier exercice, avant toute approbation des comptes, la rubrique financière se limite aux dates de début et de fin de l’exercice.
Le seuil des copropriétaires débiteurs est celui de l’arrêté pris pour le registre national des copropriétés : aujourd’hui 300 €, il passera à deux trimestres de charges avec l’application, au 19 janvier 2028, de l’arrêté du 23 juin 2026. La fiche synthétique suivra mécaniquement, puisqu’elle renvoie à ce seuil.
Quand établir et mettre à jour la fiche synthétique ?
La fiche est mise à jour une fois par an, et ses données sont établies dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’assemblée générale qui a approuvé les comptes de l’exercice clos (article 1er du décret n° 2016-1822). Le point de départ n’est donc ni la clôture de l’exercice ni l’AG elle-même, mais la notification du PV, qui intervient au plus tard un mois après l’AG (article 42 de la loi de 1965).
Ce décalage d’un cran avec le registre national surprend souvent. Les deux obligations reposent sur les mêmes chiffres, mais pas sur le même point de départ :
| Obligation | Point de départ | Délai | Texte |
|---|---|---|---|
| Notification du procès-verbal | AG d’approbation des comptes | 1 mois | Art. 42 loi 1965 |
| Mise à jour du registre national | AG d’approbation des comptes | 2 mois | Art. R711-10 CCH |
| Mise à jour de la fiche synthétique | Notification du procès-verbal | 2 mois | Art. 1er décret n° 2016-1822 |
| Remise à un copropriétaire qui la demande | Date de la demande | 1 mois | Art. 8-2 loi 1965 |
Exemple. Une copropriété de 26 lots à Rennes tient son AG d’approbation le 4 juin 2026. Le procès-verbal est notifié le 19 juin. Le registre doit être à jour au plus tard le 4 août, la fiche synthétique au plus tard le 19 août. En pratique, le plus efficace est de faire les deux le même jour, dès la notification du PV : ce sont les mêmes montants, tirés des mêmes annexes.
Entre deux mises à jour annuelles, rien n’interdit de corriger la fiche si une donnée change en cours d’année (nouveau syndic, installation d’un ascenseur, changement de chauffage). Le texte n’impose pas de mise à jour infra-annuelle, mais une fiche qui mentionne encore l’ancien syndic six mois après une passation de syndic fait mauvais effet chez le notaire.
Le lien avec le registre national des copropriétés
La fiche synthétique et le registre national des copropriétés partagent la plupart de leurs données. L’article 3 du décret n° 2016-1822 en tire la conséquence : la fiche peut être extraite directement du registre. Elle porte alors sa date de délivrance et la mention qu’elle a été délivrée par le registre sur la foi des déclarations du représentant légal. Dans tous les autres cas, la fiche mentionne la date de délivrance, ainsi que le nom, la signature et le cachet de celui qui l’a délivrée.
Cette passerelle a un revers. Une erreur de déclaration au registre, un montant d’impayés repris d’une balance provisoire par exemple, se retrouve telle quelle dans la fiche remise à un acquéreur. Soigner la mise à jour du registre, c’est soigner la fiche. Le calendrier et les données du registre, y compris les nouvelles rubriques de 2028, sont détaillés dans le guide du registre national des copropriétés.
Mise à disposition : extranet et demande d’un copropriétaire
L’article 8-2 impose au syndic de mettre la fiche à disposition des copropriétaires. Pour un syndic professionnel, cela passe d’abord par l’extranet : l’article 1er du décret n° 2019-502 range la dernière fiche synthétique réalisée parmi les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires. Le mot « dernière » compte : la fiche de l’an passé, laissée en ligne après une nouvelle AG, ne remplit pas l’obligation. Le fonctionnement de l’espace en ligne est détaillé dans le guide de l’extranet obligatoire.
Lorsqu’un copropriétaire demande la fiche, le syndic dispose d’un mois. Passé ce délai, une pénalité de 15 € par jour de retard (décret n° 2020-1229, article 1er) est imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, et déduite lors de l’arrêté des comptes soumis à l’assemblée générale. La déduction apparaît donc dans les comptes présentés à tous, ce qui pèse souvent plus lourd que le montant lui-même.
Exemple. Un copropriétaire demande la fiche synthétique par courriel le 3 mars. Le syndic a jusqu’au 3 avril. Elle est finalement transmise le 24 avril : 21 jours de retard, soit 21 × 15 = 315 € imputés sur les honoraires de gestion courante, et une ligne à expliquer à l’AG suivante.
Deux cas limites méritent attention. Le texte rattache la pénalité à la rémunération forfaitaire du syndic et ne dit pas comment elle s’applique à un syndic bénévole non rémunéré ; l’obligation d’établir et de fournir la fiche, elle, demeure. Et la demande doit pouvoir être datée : un courriel ou une demande déposée sur l’extranet suffit en pratique, un appel téléphonique beaucoup moins. Le montant est le même que pour les pièces demandées par le conseil syndical (article 21 de la loi), et la déduction se négocie parfois mal au moment de discuter le renouvellement du contrat de syndic.
La fiche synthétique lors de la vente d’un lot
Lors d’une vente, la fiche synthétique fait partie des documents que l’article L721-2 du code de la construction et de l’habitation impose de remettre à l’acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente, avec le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les procès-verbaux des AG des trois dernières années. En l’absence de promesse, les documents sont joints au projet d’acte notarié.
Le texte prévoit deux assouplissements, à ne pas confondre :
- si l’acquéreur est déjà propriétaire d’au moins un lot dans la même copropriété, la fiche synthétique n’est pas exigée, pas plus que les autres documents d’organisation de l’immeuble ;
- pour un lot annexe (cave, place de stationnement, garage), seuls les procès-verbaux d’AG et les documents énumérés aux 3° à 7° du texte (carnet d’entretien, notice d’information, diagnostics, plan pluriannuel) sont dispensés : la fiche synthétique, elle, reste due.
En pratique, c’est le vendeur ou son agent immobilier qui réclame la fiche au syndic, souvent dans un dossier plus large avec le pré-état daté. La fiche décrit la copropriété ; les informations financières propres au lot vendu relèvent d’un autre document, puis de l’état daté que le syndic établit à la demande du notaire, pour un prix plafonné à 380 € TTC (voir l’état daté).
C’est aussi à ce moment qu’une fiche mal tenue se voit le plus. Un acquéreur qui constate un nombre de lots différent du règlement, un fonds de travaux à zéro dans un immeuble de trente ans ou des impayés sans rapport avec le dernier procès-verbal posera la question au notaire, qui la posera au cabinet.
Les incohérences qu’on retrouve le plus
Une fiche synthétique de copropriété se lit en deux minutes, et c’est justement ce qui rend ses erreurs visibles. La plus fréquente porte sur les impayés : le montant déclaré doit être celui de l’exercice approuvé, tel qu’il figure dans les annexes, et non le solde du jour tiré de la balance au moment où l’on remplit la fiche. Même chose pour le nombre de copropriétaires débiteurs, qui se détermine compte par compte au-delà du seuil de 300 €, et non en reprenant le nombre de lots concernés.
Viennent ensuite les équipements. Pour un chauffage collectif qui n’est pas raccordé à un réseau urbain, le décret demande le type d’énergie utilisée : une fiche qui indique seulement « chauffage collectif » est incomplète. À l’inverse, le raccordement à un réseau de chaleur n’appelle pas cette précision.
Dernière source d’écarts, la rubrique d’identification après une passation ou une restructuration : nom et SIRET de l’ancien syndic laissés en place, syndicat secondaire sans le numéro d’immatriculation du syndicat principal, date du règlement confondue avec la période de construction. Aucune de ces erreurs n’est grave isolément. Ensemble, elles donnent à l’acquéreur et à son notaire l’image d’un dossier mal tenu, et c’est souvent sur cette impression que se joue la suite de la relation avec le cabinet.
Dans Gerelio
Le moteur d’obligations de Gerelio fait figurer la mise à jour annuelle de la fiche synthétique dans la liste « À traiter » de chaque immeuble, à côté de l’échéance du registre national, calculée à J+60 de l’AG d’approbation. Les données financières de la fiche (charges courantes, travaux et opérations exceptionnelles, dettes fournisseurs, impayés, fonds de travaux) sont celles des cinq annexes comptables générées à la clôture, à partir d’une comptabilité en partie double tenue par immeuble ; il n’y a donc qu’une source de chiffres pour les annexes, le registre et la fiche. L’extranet permet de publier la fiche à jour pour les copropriétaires, et les demandes qu’ils y déposent sont datées, ce qui facilite le suivi du délai d’un mois. Pour voir ces échéances sur un portefeuille fictif : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list annuelle de la fiche synthétique
Pour chaque immeuble, une fois le procès-verbal de l’AG d’approbation notifié, la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété tient en sept étapes :
- Reprendre les montants des annexes approuvées : charges courantes, travaux et opérations exceptionnelles, dettes, impayés, fonds de travaux.
- Recompter les copropriétaires débiteurs au-delà du seuil en vigueur (300 € aujourd’hui, deux trimestres de charges à partir du 19 janvier 2028).
- Vérifier la rubrique identification : numéro d’immatriculation, date du règlement, nom et SIRET du syndic après tout changement.
- Contrôler le nombre de lots par rapport au règlement et à ses modificatifs publiés, pas par rapport à la liste des copropriétaires.
- Mettre à jour les équipements : type de chauffage, énergie, nombre d’ascenseurs.
- Dater, signer, publier sur l’extranet en retirant l’ancienne version, et archiver la précédente dans le dossier de l’immeuble.
- Déclarer au registre national les mêmes montants, si ce n’est pas déjà fait, avant l’échéance des deux mois suivant l’AG.
Questions fréquentes
Qui doit établir la fiche synthétique de la copropriété ?
Le représentant légal de la copropriété, c’est-à-dire le syndic en exercice, professionnel ou bénévole, ou l’administrateur provisoire si une procédure est en cours (article 1er du décret n° 2016-1822). Il l’établit une première fois puis la met à jour chaque année. Aucun vote de l’assemblée générale n’est nécessaire : c’est une obligation directe du syndic, qui ne dépend pas d’une décision des copropriétaires.
La fiche synthétique est-elle obligatoire pour vendre un appartement en copropriété ?
Oui. L’article L721-2 du code de la construction et de l’habitation impose de remettre la fiche synthétique à l’acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente, avec le règlement de copropriété et les procès-verbaux des trois dernières AG. Elle n’est pas exigée si l’acquéreur est déjà propriétaire d’un lot dans la même copropriété. Pour un lot annexe comme une cave ou un parking, elle reste due.
Où un copropriétaire peut-il trouver la fiche synthétique ?
Sur l’extranet de la copropriété, lorsque le syndic est professionnel : le décret n° 2019-502 impose d’y mettre à disposition de tous les copropriétaires la dernière fiche synthétique réalisée. À défaut, le copropriétaire la demande au syndic, par écrit pour garder une date certaine. Le syndic dispose alors d’un mois pour la fournir avant que la pénalité de 15 € par jour ne commence à courir.
Que faire si le syndic ne fournit pas la fiche synthétique ?
Conserver la preuve de la date de demande, puis compter un mois. Au-delà, une pénalité de 15 € par jour de retard est imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic et déduite lors de l’arrêté des comptes soumis à l’assemblée générale (article 8-2 de la loi de 1965, décret n° 2020-1229). Le conseil syndical vérifie qu’elle apparaît bien dans les comptes présentés.
Quelle différence entre la fiche synthétique et le pré-état daté ?
La fiche synthétique décrit la copropriété dans son ensemble : identification, bâti, équipements, charges, dettes, impayés globaux et fonds de travaux. Le pré-état daté, nom usuel des informations financières que l’article L721-2 du CCH impose de remettre lors d’une promesse de vente, porte sur le lot vendu : charges payées par le vendeur, sommes dues, part du fonds de travaux attachée au lot. Les deux se complètent.
Combien de temps une fiche synthétique reste-t-elle valable ?
Le texte ne fixe pas de durée de validité, mais une obligation de mise à jour annuelle : les données sont établies dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’AG qui a approuvé les comptes. Une fiche antérieure à la dernière AG d’approbation n’est donc plus à jour. Pour une vente, remettez la version établie après cette assemblée.
La fiche synthétique concerne-t-elle les immeubles de bureaux ou de commerces ?
Non, lorsque l’immeuble est à destination totale autre que d’habitation : le dernier alinéa de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 écarte alors l’obligation. Dès qu’un seul lot est à usage d’habitation, l’immeuble est à destination partielle d’habitation et la fiche synthétique redevient obligatoire, comme l’immatriculation au registre national des copropriétés.
Textes et sources officielles
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 8-2 (Légifrance)
- Décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 fixant le contenu de la fiche synthétique (Légifrance)
- Décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, pénalités de retard du syndic (Légifrance)
- Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, article 1er, documents de l’espace en ligne (Légifrance)
- Code de la construction et de l’habitation, article L721-2 (Légifrance)
- Arrêté du 23 juin 2026 relatif au registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires (Légifrance)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
