Oui, l’extranet de copropriété est obligatoire pour tout syndic professionnel : l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 lui impose de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots, sauf décision contraire de l’assemblée générale votée à la majorité de l’article 25. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, applicable depuis le 1er juillet 2020, fixe le contenu minimal de cet accès en trois espaces : immeuble, copropriétaire, conseil syndical. Aucune amende propre ne frappe l’absence d’extranet ; la pénalité de 15 € par jour souvent citée vise deux cas précis, détaillés plus bas.
Ce guide reprend la liste réglementaire rubrique par rubrique, avec ce qu’elle implique en pratique pour un cabinet, puis les situations où l’extranet ne suffit pas (notification des AG, passation entre syndics). Pour situer l’extranet parmi les autres critères de choix d’un outil, voyez notre guide pour choisir un logiciel de syndic de copropriété.
L’extranet de copropriété est-il obligatoire pour tous les syndics ?
L’obligation vise le syndic professionnel, et lui seul. L’article 18 lui demande de « proposer » un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, et précise que cet accès est différencié selon que les documents sont destinés à tous les membres du syndicat ou au seul conseil syndical. Un syndic bénévole, y compris dans un syndicat coopératif, n’y est pas tenu.
Un extranet de copropriété est un espace web sécurisé, ouvert par identifiant personnel, dans lequel le syndic met à disposition des copropriétaires et du conseil syndical les documents communs de la copropriété et, pour chaque copropriétaire, les documents qui le concernent personnellement.
L’assemblée générale peut dispenser le syndic de cette obligation, à la majorité de l’article 25, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires. On rencontre cette décision surtout dans de petites copropriétés dont les membres préfèrent le papier. Le contrat type de syndic, annexé au décret n° 67-223 du 17 mars 1967, a prévu le cas : si l’assemblée dispense le syndic de l’accès en ligne, sa rémunération forfaitaire annuelle est diminuée d’une somme que les parties fixent dès la signature du contrat. Réciproquement, l’extranet fait partie du forfait et ne se facture pas comme une prestation particulière.
À retenir. « Obligatoire » ne veut pas dire « exhaustif ». Le décret fixe une liste minimale : rien n’interdit de publier davantage, à condition de respecter la séparation entre ce que voit tout le monde, ce que voit chaque copropriétaire et ce que voit le seul conseil syndical.
Ce que fixe le décret n° 2019-502
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 dresse la liste minimale des documents dématérialisés que le syndic professionnel met en ligne, en trois articles qui correspondent aux trois espaces. Il est entré en vigueur le 1er juillet 2020. Pour les avis d’appel de fonds, il ne vise que ceux transmis à partir de cette date : personne n’avait à numériser trois ans d’archives papier à l’été 2020.
Le texte a été retouché une fois, par le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, pour préciser que les procès-verbaux à publier sont ceux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes. Une AG tenue en novembre pour voter un ravalement n’entre donc pas dans le décompte des trois, même si rien n’empêche de publier son procès-verbal, ce qui reste une bonne pratique.
| Espace | Qui y accède | Rubriques minimales | Texte |
|---|---|---|---|
| Immeuble | Tous les copropriétaires | 9 | Décret n° 2019-502, art. 1 |
| Copropriétaire | Chaque copropriétaire, pour ses lots | 4 | Décret n° 2019-502, art. 2 |
| Conseil syndical | Les seuls membres du conseil syndical | 5 | Décret n° 2019-502, art. 3 |
Les documents accessibles à tous les copropriétaires
L’espace commun doit contenir neuf rubriques, qui décrivent l’immeuble, ses contrats et ses décisions. Voici la liste de l’article 1, avec ce qui pose le plus souvent problème en pratique.
| n° | Rubrique | Ce qui coince en pratique |
|---|---|---|
| 1 | Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes modificatifs, s’ils ont été publiés | Les modificatifs anciens manquent souvent dans le dossier transmis par le syndic précédent. |
| 2 | Dernière fiche synthétique de la copropriété | Elle se met à jour chaque année (art. 8-2 de la loi de 1965) : celle de l’an dernier ne suffit pas. |
| 3 | Carnet d’entretien de l’immeuble | Souvent un PDF figé depuis la reprise du mandat, alors qu’il doit suivre les travaux et les contrats. |
| 4 | Diagnostics techniques des parties communes en cours de validité | Par exemple le dossier technique amiante quand l’immeuble y est soumis. Un diagnostic périmé se range à part. |
| 5 | Contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité | Les conditions particulières, pas seulement l’avis d’échéance de la prime. |
| 6 | Contrats et marchés en cours signés au nom du syndicat, hors contrats de travail | Les marchés de travaux en cours comptent ; le contrat du gardien est exclu. |
| 7 | Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours | Ascenseur, chauffage, portes automatiques, ventilation : les copropriétaires y cherchent d’abord qui appeler. |
| 8 | Procès-verbaux des trois dernières AG annuelles ayant statué sur les comptes et, le cas échéant, devis de travaux approuvés lors de ces assemblées | Les devis votés sont souvent oubliés, alors qu’ils font partie de la liste. |
| 9 | Contrat de syndic en cours | À remplacer dès le renouvellement, sans laisser l’ancien en tête de liste. |
Deux remarques de terrain. D’abord, le décret parle de documents « en cours » ou « en cours de validité » : l’extranet n’est pas un dépôt d’archives, et un contrat d’ascenseur résilié il y a quatre ans, laissé en ligne sans mention, fait appeler le mauvais ascensoriste. Ensuite, la rubrique 6 est plus large qu’on ne le croit. Un ordre de service signé pour remplacer une colonne d’eau froide est un marché en cours, même pour quelques milliers d’euros.
L’espace personnel de chaque copropriétaire
Chaque copropriétaire doit trouver, dans un espace qu’il est seul à voir, quatre séries de documents qui retracent sa situation financière. L’article 2 du décret vise le compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle, le montant des charges courantes et hors budget payées sur les deux derniers exercices clos, la part du fonds de travaux rattachée à son lot (arrêtée elle aussi après approbation des comptes) et les avis d’appel de fonds des trois dernières années.
Le texte vise des données arrêtées, pas un solde en temps réel. C’est pourtant le solde du jour que les copropriétaires viennent chercher, surtout après un prélèvement rejeté ou avant une vente. Un extranet qui n’affiche que le compte arrêté au 31 décembre de l’année précédente fait sonner le standard en mai. Si votre outil sait afficher un relevé à jour, montrez-le, avec la date de situation bien visible.
Prenons un appartement vendu le 15 avril dans une résidence de 38 lots à Nantes. Le vendeur doit pouvoir télécharger ses avis d’appel de fonds et son compte avant la fermeture de son accès ; l’acquéreur, lui, ne doit rien voir de l’historique du vendeur. Le décret ne règle pas ce point. C’est au syndic de prévoir une procédure : prévenir le vendeur, lui laisser un délai annoncé, désactiver son accès, puis ouvrir celui de l’acquéreur à la date de la mutation.
Les indivisions posent un problème voisin. Un appartement détenu par trois frères et sœurs n’a qu’un compte, mais trois personnes peuvent légitimement le consulter. Mieux vaut trois accès nominatifs qu’un identifiant partagé dont personne ne sait qui l’utilise.
L’espace réservé au conseil syndical
Le conseil syndical dispose d’un espace propre, fermé aux autres copropriétaires, qui contient les pièces de contrôle de la gestion. L’article 3 du décret en fixe cinq : les balances générales des comptes du syndicat et le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ; les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat ; les assignations délivrées au nom du syndicat pour les procédures en cours et les décisions de justice dont les délais de recours ne sont pas expirés ; la liste de tous les copropriétaires ; la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.
Le décret dit « le cas échéant » pour les relevés bancaires, héritage d’une époque où les petites copropriétés pouvaient se passer de compte séparé. Depuis la suppression de la dérogation pour les copropriétés de 15 lots au plus, au 31 décembre 2020, tout syndicat en a un : la rubrique n’a plus rien de facultatif dans les faits. Publier les relevés chaque mois, plutôt qu’une fois par an, évite une bonne partie des demandes du membre du conseil qui suit la trésorerie.
La liste des copropriétaires mérite une vigilance particulière. Tenue au titre de l’article 32 du décret du 17 mars 1967, elle comporte l’état civil, le domicile réel ou élu, les lots et l’adresse électronique de chacun, ainsi que, le cas échéant, les tuteurs, curateurs ou autres mandataires. Le décret n° 2025-1292, applicable depuis le 25 décembre 2025, a supprimé la condition d’accord préalable qui encadrait jusque-là la mention de l’adresse électronique. Ce sont des données personnelles, et certaines sont délicates : une curatelle n’a rien d’anodin. L’espace du conseil syndical doit rester fermé aux autres copropriétaires, et les accès des anciens membres du conseil doivent être retirés dès la fin de leur mandat. La CNIL rappelle que le syndic est responsable de traitement pour la mise en place de l’accès en ligne comme pour l’établissement de cette liste ; les conséquences pratiques sont détaillées dans notre guide sur le logiciel de syndic en ligne, la sécurité et le RGPD.
Le rôle du conseil syndical et l’ensemble de ses droits d’accès sont traités dans notre guide sur le conseil syndical.
Quelles sanctions pour un syndic sans extranet ?
L’extranet de copropriété est obligatoire, mais son absence n’est sanctionnée par aucune amende ni astreinte spécifique. On lit pourtant régulièrement qu’un syndic encourrait « 200 € par jour » : ce montant ne correspond à aucun texte. Le manquement existe bien, mais il se traite sur le terrain du mandat. Le syndicat peut le reprocher au syndic, en tenir compte lors de la mise en concurrence ou du renouvellement, et rechercher sa responsabilité s’il démontre un préjudice.
Les seules pénalités chiffrées sont celles du décret n° 2020-1229, qui fixe à 15 € par jour de retard deux pénalités prévues par la loi de 1965.
| Situation | Texte | Point de départ | Montant | Imputation |
|---|---|---|---|---|
| Fiche synthétique non mise à disposition d’un copropriétaire qui la demande | Art. 8-2 loi 1965 ; art. 1 décret n° 2020-1229 | Un mois après la demande | 15 € par jour de retard | Déduite de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes |
| Pièces demandées par le conseil syndical non transmises | Art. 21 loi 1965 ; art. 2 décret n° 2020-1229 | Un mois après la demande du conseil syndical | 15 € par jour de retard | Imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic |
La pénalité liée à la fiche synthétique ne s’applique pas aux syndics d’immeubles à destination totale autre que d’habitation, comme un immeuble entièrement composé de bureaux (art. 8-2).
Exemple. Le président du conseil syndical demande par courriel, le 3 mars, les relevés bancaires du dernier trimestre et les factures du contrat de chauffage. Le délai d’un mois expire le 3 avril. Si le syndic transmet les pièces le 14 avril, le retard est de 11 jours, soit 165 € imputés sur sa rémunération forfaitaire.
Le lien avec l’extranet est indirect mais réel. Un extranet complet ne supprime pas le droit du conseil syndical à demander d’autres pièces, mais il en tarit la plupart : la fiche synthétique et les relevés sont déjà en ligne, et le syndic répond à une demande en indiquant où se trouve le document, avec sa date de publication. Pour le contenu de la fiche et son calendrier, voyez notre guide sur la fiche synthétique de copropriété.
Ce que l’extranet ne remplace pas
L’extranet met des documents à disposition ; il ne notifie rien et ne suffit pas, à lui seul, à organiser une passation. Deux confusions reviennent souvent.
La première touche aux notifications. Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 et le décret n° 2025-1292, en vigueur le 25 décembre 2025, la voie électronique est devenue le principe pour les convocations, les procès-verbaux et les mises en demeure, chaque copropriétaire pouvant demander à tout moment le courrier postal. Mais l’article 64 du décret du 17 mars 1967 n’admet que deux procédés : la lettre recommandée électronique, ou un procédé électronique mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié. Déposer le procès-verbal sur l’extranet et envoyer un courriel « votre document est en ligne » ne vaut pas notification : le délai de contestation de deux mois de l’article 42 ne commence pas à courir.
La seconde touche au changement de syndic. L’article 18-2 de la loi de 1965 oblige l’ancien syndic à remettre, dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que les documents dématérialisés de l’accès en ligne, dans un format téléchargeable et imprimable. Un extranet dont on ne peut rien exporter proprement devient un problème le jour où un mandat n’est pas renouvelé. La méthode d’export et de reprise est détaillée dans notre guide pour changer de logiciel de syndic.
Au-delà de la liste minimale : ce que les copropriétaires consultent vraiment
Un extranet utile publie plus que le minimum réglementaire, en commençant par ce qui fait décrocher le téléphone. En pratique, les connexions se concentrent autour de trois moments : l’envoi d’un appel de fonds, la convocation à l’AG et un sinistre dans l’immeuble. C’est là qu’il faut être irréprochable.
Quelques ajouts rentabilisent vite le temps passé. Les documents joints à la convocation de la prochaine AG, comme les devis mis en concurrence et les projets de contrats. L’avancement des travaux votés, avec les dates d’intervention et les coupures d’eau prévues. Les coordonnées des prestataires d’astreinte. Et un formulaire de signalement d’incident qui horodate la demande : une fuite signalée le vendredi à 19 h avec une photo n’est plus un appel perdu sur le répondeur.
La présentation compte autant que le contenu. Nommez les fichiers de façon lisible (« 2026-06-12 PV AG annuelle » plutôt que « scan0043 »), classez-les selon les rubriques du décret et datez chaque mise en ligne. Un copropriétaire qui trouve le procès-verbal en dix secondes n’écrit pas au président du conseil syndical, qui n’écrit pas au gestionnaire.
Les erreurs qu’on voit le plus
Les défauts d’extranet se ressemblent d’un cabinet à l’autre, et la plupart viennent d’une alimentation manuelle.
- Des documents publiés à la main, donc en retard : le procès-verbal de juin arrive en ligne en septembre, quand quelqu’un y pense.
- Une fiche synthétique vieille de deux ans, alors que sa mise à jour est annuelle.
- Des accès jamais fermés : anciens copropriétaires, anciens membres du conseil syndical, locataires à qui le bailleur a donné son identifiant.
- Un identifiant unique par immeuble, communiqué à tout le monde, qui rend fictifs l’espace personnel et l’espace du conseil syndical.
- Des contrats résiliés laissés en ligne sans mention.
- Aucune trace des dates de publication ni des demandes reçues, ce qui empêche de prouver qu’un document était disponible à une date donnée.
Dans Gerelio
Dans Gerelio, l’extranet est alimenté par la gestion elle-même : un procès-verbal, un appel de fonds ou une fiche synthétique produits dans le logiciel sont publiés dans le bon espace sans manipulation. Chaque copropriété dispose de ses trois espaces (immeuble, copropriétaire, conseil syndical), et des espaces bailleur et locataire existent pour la gérance. Un score de complétude par immeuble signale les documents manquants. Les demandes et incidents déposés en ligne arrivent datés dans la liste « À traiter », avec les demandes du conseil syndical, ce qui permet de tenir le délai d’un mois de l’article 21. Le moteur d’obligations calcule aussi, immeuble par immeuble, les échéances de la fiche synthétique et du registre national. Enfin, le cabinet peut émettre pour chaque syndicat un certificat d’intégrité des comptes : tout copropriétaire vérifie, sans compte, par un lien ou un QR code, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. Vous pouvez parcourir un extranet rempli, côté gestionnaire et côté copropriétaire : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list : votre extranet est-il conforme ?
Un extranet de copropriété obligatoire se contrôle vite : prenez un immeuble au hasard dans votre portefeuille et vérifiez ces points en un quart d’heure. Si trois réponses sont négatives, le problème n’est pas l’immeuble mais la façon dont l’extranet est alimenté.
- Les neuf rubriques de l’espace commun sont présentes, et le contrat de syndic en ligne est bien celui en cours.
- La fiche synthétique publiée date de moins d’un an.
- Les procès-verbaux des trois dernières AG annuelles sont en ligne, avec les devis de travaux qu’elles ont approuvés.
- Un copropriétaire pris au hasard voit son compte arrêté, ses charges des deux derniers exercices, sa part du fonds de travaux et ses avis d’appel de fonds sur trois ans.
- Le dernier relevé bancaire du compte séparé est dans l’espace du conseil syndical.
- La carte professionnelle, l’attestation de responsabilité civile professionnelle et l’attestation de garantie financière publiées sont en cours de validité.
- Aucun ancien copropriétaire ni ancien membre du conseil syndical n’a encore d’accès actif.
- Vous savez exporter l’ensemble des documents de l’immeuble dans un format téléchargeable et imprimable, au cas où le mandat ne serait pas renouvelé.
Si vous préparez un changement d’outil, reprenez ces huit points dans votre cahier des charges de logiciel de syndic : ils se vérifient en démonstration en quelques minutes.
Questions fréquentes
Un syndic bénévole doit-il proposer un extranet de copropriété ?
Non. L’obligation de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 vise uniquement le syndic professionnel. Un syndic bénévole, y compris dans un syndicat coopératif, peut ouvrir un espace en ligne mais n’y est pas tenu. S’il le fait, les exigences de confidentialité restent les mêmes : accès nominatifs, documents personnels visibles du seul copropriétaire concerné, et espace du conseil syndical fermé aux autres copropriétaires.
Existe-t-il une amende de 200 € par jour si le syndic n’a pas d’extranet ?
Non, ce montant ne correspond à aucun texte. L’absence d’extranet est un manquement du syndic à ses obligations, que le syndicat peut lui reprocher, mais elle n’est assortie d’aucune astreinte chiffrée. Les seules pénalités fixées par le décret n° 2020-1229 sont de 15 € par jour de retard, pour la fiche synthétique demandée par un copropriétaire et pour les pièces demandées par le conseil syndical, au-delà d’un mois.
Le syndic peut-il facturer l’extranet en plus de ses honoraires ?
Non. Le contrat type de syndic range la mise à disposition de l’accès en ligne sécurisé parmi les prestations couvertes par la rémunération forfaitaire, et les prestations particulières facturables en supplément sont limitativement énumérées. À l’inverse, si l’assemblée générale dispense le syndic de l’extranet, le contrat prévoit une réduction de son forfait annuel, d’un montant que les parties fixent dès la signature.
Mettre la convocation à l’AG sur l’extranet vaut-il notification ?
Non. Depuis le 25 décembre 2025, l’article 64 du décret du 17 mars 1967 admet deux procédés électroniques : la lettre recommandée électronique, ou un procédé mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié. Un dépôt sur l’extranet accompagné d’un simple courriel ne fait courir aucun délai. L’extranet sert à consulter les documents, la notification suit ses propres règles.
Combien de temps un copropriétaire qui a vendu garde-t-il son accès à l’extranet ?
Le décret n° 2019-502 ne le précise pas. Après la vente, l’ancien copropriétaire n’a plus vocation à consulter les documents de l’immeuble, mais il doit pouvoir récupérer ses propres pièces, comme ses avis d’appel de fonds et son compte. La pratique la plus saine consiste à le prévenir, à lui laisser un délai court et annoncé, puis à désactiver l’accès et à ouvrir celui de l’acquéreur à la date de la mutation.
Que faire si le conseil syndical ne trouve pas un document sur l’extranet ?
Le conseil syndical peut demander au syndic communication de tout document intéressant le syndicat, en vertu de l’article 21 de la loi de 1965. Si les pièces ne sont pas transmises plus d’un mois après la demande, une pénalité de 15 € par jour de retard est imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Une demande écrite et datée fixe sans discussion le point de départ du délai.
Les copropriétaires peuvent-ils voir la liste de tous les copropriétaires sur l’extranet ?
Pas au titre du décret n° 2019-502 : la liste des copropriétaires figure dans l’espace réservé aux membres du conseil syndical. Elle comporte l’état civil, le domicile, les lots, l’adresse électronique de chacun et, le cas échéant, les tuteurs ou curateurs. Ce sont des données personnelles dont le syndic est responsable : elles ne doivent pas être accessibles aux autres copropriétaires.
Textes et sources officielles
- Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, liste minimale des documents accessibles en ligne (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (Légifrance)
- Décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, pénalités de retard du syndic (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 21 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 64, notifications électroniques (Légifrance)
- ANIL, copropriété : dématérialisation des documents
- CNIL, la gestion des données personnelles au sein d’une copropriété
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
