Un logiciel syndic en ligne est un logiciel que le cabinet utilise depuis un navigateur, et que l’éditeur héberge, sauvegarde et met à jour sur ses propres serveurs. Il n’est ni plus ni moins sûr par nature qu’un logiciel installé sur le serveur du cabinet : sa sécurité dépend de l’hébergement, des sauvegardes, des droits d’accès, de la journalisation et du contrat. Au regard du RGPD, le cabinet reste responsable des données de ses copropriétaires, et l’éditeur agit comme sous-traitant.
Ce guide passe en revue les contrôles à faire avant de confier ses données à un éditeur, puis les obligations RGPD propres à un cabinet de syndic : registre, durées, droits des personnes, violations de données et réversibilité. Il complète la section sécurité de notre guide pour choisir un logiciel de syndic de copropriété.
Logiciel installé ou logiciel syndic en ligne : qui porte quoi ?
La différence entre un logiciel installé et un logiciel syndic en ligne tient moins à la technique qu’à la répartition des responsabilités. Avec un logiciel installé, le cabinet porte le serveur, les sauvegardes, les mises à jour et l’accès à distance. Avec un logiciel en ligne, il délègue tout cela à l’éditeur, et doit donc le vérifier et l’encadrer par contrat.
| Sujet | Logiciel installé | Logiciel en ligne |
|---|---|---|
| Serveur et mises à jour | Le cabinet ou son prestataire informatique | L’éditeur |
| Sauvegardes | Organisées par le cabinet, souvent sur place | Organisées par l’éditeur, à vérifier par contrat |
| Travail à distance | Accès distant à monter et à sécuriser | Navigateur et authentification |
| Poste volé ou chiffré par un rançongiciel | Risque direct sur les données du serveur | Données hors du poste, mais session à protéger |
| Départ du prestataire informatique | Compétence perdue, documentation souvent absente | Sans effet sur le logiciel |
| Sortie | Données sur place, mais formats parfois fermés | Dépend du contrat et du règlement européen sur les données |
Le scénario le plus courant dans un petit cabinet reste le serveur rangé dans un placard, sauvegardé sur un disque dur posé à côté. Un dégât des eaux ou un rançongiciel emporte les deux en même temps. À l’inverse, un logiciel en ligne concentre le risque chez un seul prestataire, qui gère les données de nombreux cabinets : il devient une cible, et sa défaillance vous arrête net. Aucun modèle n’est sûr par défaut. Les questions qui suivent servent à le vérifier.
Où sont hébergées les données de copropriété ?
Aucun texte propre à la copropriété n’impose d’héberger les données en France ; c’est le RGPD qui encadre leur localisation, en limitant les transferts hors de l’Union européenne. Un transfert vers un pays tiers suppose une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des garanties appropriées, comme des clauses contractuelles types.
Pour les États-Unis, la décision d’adéquation du 10 juillet 2023 couvre les transferts vers les seules entreprises certifiées au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis. Ses deux prédécesseurs ont été invalidés par la Cour de justice de l’Union européenne, le Safe Harbor en 2015 puis le Privacy Shield le 16 juillet 2020. Un éditeur qui s’appuie sur un transfert vers les États-Unis doit donc savoir expliquer sur quelle base, et ce qu’il ferait si ce cadre tombait à son tour.
La localisation des serveurs principaux n’est qu’une partie de la réponse. Un logiciel de syndic fait appel à d’autres prestataires : envoi des courriels et des SMS, outil de support, lettre recommandée électronique, signature, surveillance des erreurs, parfois intelligence artificielle. Chacun peut recevoir des données de copropriétaires. Demandez la liste complète des sous-traitants ultérieurs, leur pays et leur rôle, et le lieu des sauvegardes, qui n’est pas toujours celui des données de production. Enfin, un hébergement physique en France ne règle pas tout si le prestataire relève d’un droit étranger à portée extraterritoriale : c’est le débat que soulève régulièrement le droit américain, et la raison d’être de la qualification SecNumCloud délivrée par l’ANSSI, rarement exigée pour un cabinet de syndic mais utile comme point de comparaison.
Sauvegardes et continuité : les deux chiffres à demander
La question utile n’est pas « faites-vous des sauvegardes ? », mais « combien de données puis-je perdre, et combien de temps puis-je être arrêté ? ». Deux notions y répondent. La perte de données maximale admissible, souvent notée RPO, est l’intervalle entre deux sauvegardes : avec une sauvegarde par nuit, un incident à 16 h fait perdre la journée. La durée maximale d’interruption, souvent notée RTO, est le temps nécessaire pour remettre le service en marche.
Exemple. Un cabinet de 2 000 lots importe ses relevés le matin et valide 40 rapprochements avant midi. L’éditeur annonce une sauvegarde quotidienne et une reprise en 24 heures. En cas d’incident à 15 h, le comptable refait sa matinée le lendemain, et les gestionnaires n’ont pas accès aux comptes pendant une journée. Si l’incident tombe la veille d’une AG, la présentation des comptes se fait sur papier.
Au-delà des deux chiffres, demandez combien de temps les sauvegardes sont conservées, si une copie est stockée sur un autre site, si elles sont chiffrées, à quand remonte le dernier test de restauration, et si l’éditeur peut restaurer un seul syndicat sans toucher aux autres. Gardez en plus votre propre copie : un export mensuel de chaque syndicat, rangé hors du logiciel, vous protège d’une défaillance de l’éditeur comme d’une erreur de manipulation.
Droits d’accès et journalisation
Chaque utilisateur ne doit voir que ce dont il a besoin, et chaque action sensible doit laisser une trace. C’est le principe du moindre privilège : une assistante qui gère les demandes d’un portefeuille n’a pas à voir la trésorerie de tous les immeubles, et un stagiaire n’a pas à exporter la liste complète des copropriétaires du cabinet.
En pratique, quatre règles évitent la plupart des incidents. Des comptes nominatifs, jamais partagés, y compris pour l’expert-comptable externe ou le vérificateur du conseil syndical. Une authentification à deux facteurs, au moins pour les comptes qui voient tous les immeubles. Des accès fermés le jour même du départ d’un collaborateur, et revus à chaque changement de portefeuille. Et, côté extranet, des accès retirés aux anciens membres du conseil syndical et aux copropriétaires qui ont vendu.
La journalisation consiste à enregistrer qui a consulté, modifié ou exporté quoi, et quand. La CNIL recommande, dans sa délibération n° 2021-122 du 14 octobre 2021, de conserver ces traces sur une période glissante de six mois à un an, sauf obligation légale ou besoin particulier comme un contentieux. Ne confondez pas ce journal technique avec la piste d’audit comptable : une écriture validée ne doit pas pouvoir être modifiée, mais seulement contre-passée, et cette règle-là relève de la comptabilité du syndicat, pas de la sécurité informatique. Un bon logiciel offre les deux.
RGPD et syndic de copropriété : qui est responsable de quoi ?
Le cabinet de syndic est responsable des traitements qu’il met en œuvre pour gérer les copropriétés ; l’éditeur du logiciel est son sous-traitant. La CNIL le rappelle pour deux traitements imposés par la loi : la mise en place de l’accès en ligne aux documents et l’établissement de la liste des copropriétaires relèvent du syndic. Pour les traitements décidés par le syndicat, comme une vidéosurveillance des parties communes, la CNIL indique que les responsabilités se déterminent au cas par cas.
| Acteur | Rôle au sens du RGPD | Exemple |
|---|---|---|
| Cabinet de syndic | Responsable de traitement | Comptes des copropriétaires, AG, extranet, recouvrement |
| Éditeur du logiciel | Sous-traitant | Hébergement et traitement des données pour le compte du cabinet |
| Prestataires de l’éditeur | Sous-traitants ultérieurs | Envoi des courriels, hébergeur, outil de support |
| Syndicat des copropriétaires | À déterminer selon le traitement | Vidéosurveillance, contrôle d’accès décidés en AG |
L’article 28 du RGPD impose un contrat écrit entre le cabinet et l’éditeur. Il doit prévoir que l’éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du cabinet, que son personnel est tenu à la confidentialité, qu’il met en œuvre les mesures de sécurité requises, qu’il aide le cabinet à répondre aux demandes des personnes et à gérer les violations, qu’il supprime ou restitue les données en fin de contrat, et qu’il permet les audits. L’éditeur ne peut pas recruter un autre sous-traitant sans l’autorisation écrite du cabinet, spécifique ou générale. Si votre contrat actuel se résume à des conditions générales d’utilisation sans ces clauses, c’est le premier point à régler.
Le registre des traitements d’un cabinet de syndic
Un cabinet de syndic doit tenir un registre de ses traitements. L’article 30 du RGPD allège l’obligation pour les structures de moins de 250 salariés, mais pas pour les traitements qui ne sont pas occasionnels, et la gestion des copropriétés est tout sauf occasionnelle. Le registre se tient par écrit, sur papier ou sous forme électronique, et la CNIL met un modèle à disposition.
Le tableau suivant donne les traitements qu’on retrouve dans presque tous les cabinets, avec le point qui mérite le plus d’attention. Il ne remplace pas le registre, qui doit aussi préciser pour chaque ligne les destinataires, les sous-traitants, les durées de conservation et les mesures de sécurité.
| Traitement | Personnes concernées | Données typiques | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Comptabilité et appels de fonds | Copropriétaires, fournisseurs | Identité, lots, comptes, coordonnées bancaires, mandats SEPA | Accès limité au portefeuille de chaque gestionnaire |
| Assemblées générales | Copropriétaires, mandataires | Présence, pouvoirs, votes, adresses électroniques | Mode de notification choisi par chacun |
| Extranet | Copropriétaires, conseil syndical | Identifiants, connexions, documents | Séparation des trois espaces |
| Liste des copropriétaires | Copropriétaires, représentants légaux | État civil, domicile, lots, tuteurs ou curateurs | Espace du conseil syndical uniquement |
| Recouvrement | Copropriétaires débiteurs | Dettes, relances, procédures | Diffusion limitée à ce qui est nécessaire |
| Sinistres et travaux | Occupants, entreprises | Coordonnées, photos, descriptions de dommages | Photos d’intérieur de logements |
| Gérance et candidatures | Bailleurs, locataires, candidats, garants | Pièces justificatives, revenus | Purge des dossiers non retenus |
Minimisation et durées de conservation
Le RGPD impose de ne collecter que les données nécessaires et de ne pas les garder plus longtemps que la finalité ne l’exige. Pour un syndic, la difficulté tient à la coexistence de deux logiques : les archives du syndicat, que le syndic doit conserver et transmettre, et les données de gestion courante, qui deviennent inutiles plus vite qu’on ne le pense.
Le secteur immobilier a déjà servi d’exemple. Par sa délibération SAN-2019-005 du 28 mai 2019, la formation restreinte de la CNIL a infligé une sanction de 400 000 € à la société SERGIC, qui exerce notamment une activité de syndic et d’administration de biens. Les documents fournis par des candidats à la location étaient accessibles en ligne par une simple adresse web, sans authentification, et les pièces des candidats non retenus étaient conservées sans tri ni purge. Le Conseil d’État a rejeté le recours de la société le 4 novembre 2020 (n° 433311). Deux leçons pour un cabinet : chaque document doit exiger une authentification, et une durée de conservation écrite n’a de valeur que si quelqu’un, ou le logiciel, l’applique. Si vous faites de la gérance, notre guide sur la gestion locative professionnelle revient sur le circuit des candidatures.
Pour les archives de la copropriété elle-même, les durées varient selon la nature des pièces ; elles sont détaillées dans notre guide sur la durée de conservation des documents de copropriété. Distinguez dans tous les cas la base active, que les équipes consultent tous les jours, l’archivage intermédiaire, accessible à quelques personnes pour répondre à une obligation ou à un litige, et la suppression.
Droits des personnes et violations de données
Les copropriétaires, locataires et bailleurs disposent des droits du RGPD sur leurs données : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité dans certains cas. Le cabinet doit répondre dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe ou si les demandes sont nombreuses, à condition d’en informer la personne dans le premier mois. Ces droits ont des limites : un copropriétaire ne peut pas obtenir l’effacement de son compte ou des procès-verbaux qui le concernent, que le syndic doit conserver pour la gestion du syndicat.
Une violation de données est un incident de sécurité qui entraîne, de façon accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation de données personnelles, ou un accès non autorisé à celles-ci. Dans un cabinet, elle prend des formes très concrètes : un appel de fonds envoyé à la mauvaise adresse, la liste des copropriétaires jointe par erreur à un courriel collectif, la boîte de messagerie d’un gestionnaire piratée, un accès extranet resté ouvert après une vente. Voici la conduite à tenir.
- Contenir l’incident : fermer l’accès, demander au destinataire de supprimer le message, changer les mots de passe.
- Évaluer le risque pour les personnes : nature des données, nombre de personnes, possibilité de les identifier, conséquences possibles.
- Consigner l’incident dans le registre interne des violations, même s’il paraît bénin.
- Notifier la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, si la violation présente un risque (article 33 du RGPD).
- Informer les personnes concernées si le risque est élevé (article 34).
- Corriger la cause, et vérifier que le contrat oblige l’éditeur à vous prévenir dans les meilleurs délais s’il constate une violation de son côté.
Les sanctions administratives peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Pour un cabinet indépendant, le risque le plus probable n’est pas ce plafond, mais une plainte de copropriétaire qui déclenche un contrôle, puis une mise en demeure qui oblige à tout remettre à plat dans l’urgence.
Réversibilité : récupérer ses données le jour où l’on part
La réversibilité est la capacité de quitter un logiciel avec toutes ses données, dans des formats exploitables, à un coût connu d’avance. Elle compte doublement pour un syndic, qui doit aussi pouvoir sortir un syndicat isolé : l’article 18-2 de la loi de 1965 impose à l’ancien syndic de remettre les documents et archives du syndicat dans le mois qui suit la fin de ses fonctions, y compris les documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable.
Le cadre général s’est renforcé. Le règlement (UE) 2023/2854 sur les données, applicable depuis le 12 septembre 2025, couvre les services en ligne, logiciels compris. Selon la présentation qu’en fait l’Arcep, il prévoit un préavis de deux mois au plus pour lancer le changement, une période de transition de trente jours en principe, et au moins trente jours pour récupérer ses données. Les frais de changement sont limités aux coûts supportés par le fournisseur jusqu’au 11 janvier 2027, et ne peuvent plus être facturés à partir du 12 janvier 2027. En France, un arrêté du 17 novembre 2025, pris en application de l’article 27 de la loi n° 2024-449 du 21 mai 2024, fixe à zéro euro le montant maximal des frais de transfert de données lors d’un changement de fournisseur de services d’informatique en nuage, jusqu’à cette même date.
Ces règles ne remplacent pas le contrat. Vérifiez la liste des données exportables (écritures, pièces justificatives, lots, tantièmes, clés, historique des AG, documents de l’extranet), leurs formats, le délai de mise à disposition et le sort des données chez l’éditeur une fois la sortie terminée. Notre guide pour changer de logiciel de syndic détaille la méthode de reprise, et notre cahier des charges de logiciel de syndic range ces points parmi les critères éliminatoires.
Ce que Gerelio fait sur ces points
Gerelio est un logiciel de syndic en ligne : l’hébergement, la répartition des rôles au sens du RGPD et la façon dont la liste des sous-traitants est communiquée aux cabinets sont décrits sur la page sécurité et conformité. Sur l’intégrité des données, la comptabilité de chaque immeuble est tenue en partie double, avec des écritures scellées par une chaîne d’empreintes : une écriture validée ne se modifie pas, elle se contre-passe. Pour chaque syndicat, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes, à joindre à la convocation ou à remettre en AG ; tout copropriétaire vérifie ensuite, sans compte, par un lien ou un QR code, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. L’extranet sépare les espaces des copropriétaires, du conseil syndical, des bailleurs et des locataires, et les portefeuilles sont attribués gestionnaire par gestionnaire. À l’entrée, l’import assisté depuis l’ancien logiciel contrôle les soldes et délivre un certificat de reprise. Vous pouvez juger par vous-même sur des données fictives : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les questions à poser à un éditeur avant de signer
Posez ces questions par écrit et gardez les réponses avec le contrat : elles serviront le jour d’un incident ou d’un départ.
- Dans quel pays sont hébergées les données de production et les sauvegardes ?
- Quelle est la liste complète de vos sous-traitants ultérieurs, avec leur pays et leur rôle ?
- Le contrat de sous-traitance reprend-il toutes les clauses de l’article 28 du RGPD ?
- Quelle perte de données maximale et quelle durée d’interruption maximale vous engagez-vous à respecter ?
- À quand remonte votre dernier test de restauration, et pouvez-vous restaurer un seul syndicat ?
- L’authentification à deux facteurs est-elle disponible pour tous les comptes ?
- Quelles actions sont journalisées, combien de temps, et puis-je consulter ce journal ?
- Dans quel délai êtes-vous tenu de me prévenir d’une violation de données ?
- Quelles données puis-je exporter, dans quels formats, sous quel délai et à quel prix ?
- Que deviennent mes données chez vous après la fin du contrat, et comment le prouvez-vous ?
Un éditeur sérieux répond à ces dix questions en quelques jours. Des réponses floues sur les points 2, 4 et 9 suffisent à écarter une offre, quel que soit son prix.
Questions fréquentes
Un cabinet de syndic doit-il tenir un registre des traitements RGPD ?
Oui. L’article 30 du RGPD dispense en partie les structures de moins de 250 salariés, mais pas pour les traitements qui ne sont pas occasionnels, ce qui est le cas de la gestion des copropriétés. Le registre décrit chaque traitement : finalité, personnes concernées, catégories de données, destinataires et sous-traitants, durées de conservation et mesures de sécurité. Il se tient par écrit, sur papier ou sous forme électronique, et se met à jour.
Un syndic de copropriété doit-il désigner un délégué à la protection des données ?
En principe non. L’article 37 du RGPD impose un délégué aux autorités publiques et aux organismes dont l’activité de base consiste en un suivi régulier et systématique à grande échelle, ou en un traitement à grande échelle de données sensibles, ce qui ne décrit pas un cabinet de syndic ordinaire. La désignation reste possible. À défaut, nommez en interne une personne qui centralise les demandes et les incidents.
Où doivent être hébergées les données d’une copropriété ?
Aucun texte propre à la copropriété n’impose un hébergement en France. Le RGPD encadre en revanche les transferts hors de l’Union européenne : décision d’adéquation, comme celle du 10 juillet 2023 pour les entreprises américaines certifiées, ou garanties appropriées. Vérifiez le lieu des données, celui des sauvegardes et celui des sous-traitants de l’éditeur, notamment pour l’envoi des courriels et le support.
Un appel de fonds envoyé au mauvais copropriétaire est-il une violation de données ?
Oui, c’est une violation de confidentialité au sens du RGPD, même accidentelle. Elle doit être consignée dans le registre interne des violations. La notification à la CNIL, si possible dans les 72 heures, n’est obligatoire que si la violation présente un risque pour les personnes : un appel de fonds isolé, reçu par un voisin qui confirme l’avoir supprimé, présente en général un risque faible, mais l’analyse doit être écrite.
Un copropriétaire peut-il exiger que le syndic efface ses données ?
Pas lorsque le syndic doit les conserver pour respecter une obligation légale ou gérer la copropriété. Le compte d’un copropriétaire, les appels de fonds et les procès-verbaux font partie de la comptabilité et des archives du syndicat. En revanche, les données devenues inutiles, comme un numéro de téléphone personnel après une vente, doivent être supprimées. La réponse est due dans un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe.
Peut-on récupérer toutes ses données en quittant un logiciel de syndic en ligne ?
Oui, et les règles se sont durcies. Le règlement européen sur les données, applicable depuis le 12 septembre 2025, couvre les logiciels en ligne : selon l’Arcep, préavis de deux mois au plus, transition de trente jours en principe, au moins trente jours pour récupérer les données, et plus aucun frais de changement à partir du 12 janvier 2027. Vérifiez aussi les formats d’export prévus au contrat.
Le logiciel doit-il enregistrer qui consulte les données des copropriétaires ?
Aucun texte propre à la copropriété ne l’exige, mais la CNIL recommande de journaliser les accès et les actions des utilisateurs et de conserver ces traces sur une période glissante de six mois à un an, sauf obligation ou besoin particulier. Pour un cabinet, c’est aussi un moyen de preuve : savoir qui a exporté la liste des copropriétaires, ou qui a modifié un compte, règle bien des contestations.
Textes et sources officielles
- CNIL, la gestion des données personnelles au sein d’une copropriété
- CNIL, RGPD chapitre IV : responsable du traitement et sous-traitant (articles 24 à 43)
- CNIL, notifier une violation de données personnelles
- CNIL, recommandation relative aux mesures de journalisation
- CNIL, adéquation des États-Unis : les premières questions-réponses
- CNIL, délibération SAN-2019-005 du 28 mai 2019 (Légifrance)
- Arcep, cadre réglementaire de l’informatique en nuage
- Arrêté du 17 novembre 2025, frais de transfert de données en cas de changement de fournisseur (Légifrance)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
