Pour changer de syndic en fin de mandat, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, puis une assemblée générale tenue dans les trois mois qui précèdent le terme désigne le nouveau syndic et fixe la date de fin de l’ancien contrat et de prise d’effet du nouveau, sans indemnité. En cours de contrat, la rupture n’est possible qu’en cas d’inexécution suffisamment grave. Vient ensuite la passation : l’ancien syndic transmet la trésorerie sous quinze jours, les archives sous un mois et les comptes apurés deux mois plus tard (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).
Ce guide sert aux deux côtés de la table : le cabinet qui reprend une copropriété et doit obtenir des pièces complètes, et celui qui la rend et doit pouvoir prouver qu’il a tout transmis. Le changement de syndic est l’un des moments où les obligations du syndic de copropriété se contrôlent le plus facilement, parce qu’un confrère regarde enfin le dossier de près.
Dans quels cas peut-on changer de syndic ?
On peut changer de syndic à l’échéance du contrat sans avoir à se justifier, ou en cours de contrat pour une inexécution suffisamment grave. Le contrat de syndic dure trois ans au plus (article 28 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) et ne se renouvelle jamais tacitement : à chaque échéance, l’assemblée doit de toute façon désigner un syndic.
| Situation | Fondement | Condition | Indemnité |
|---|---|---|---|
| Non-renouvellement à l’échéance | Loi n° 65-557, art. 18 VII | AG dans les trois mois précédant le terme | Aucune |
| Résiliation à l’initiative du conseil syndical | Art. 18 VIII | Inexécution suffisamment grave du syndic | Aucune si le motif est sérieux, dommages et intérêts sinon |
| Résiliation à l’initiative du syndic | Art. 18 VIII | Inexécution suffisamment grave du syndicat, AG convoquée au moins deux mois après la notification | Aucune si le motif est sérieux |
| Syndicat sans syndic | Art. 17 | Tout copropriétaire convoque l’AG, à défaut administrateur provisoire | Sans objet |
Quand l’initiative vient du syndic qui ne souhaite pas poursuivre en fin de mandat, il doit en informer le conseil syndical au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée. Un cabinet qui veut se séparer d’une résidence difficile a donc intérêt à le dire tôt, dès la préparation du calendrier des AG.
Changer de syndic en fin de mandat : la procédure
La procédure de fin de mandat suit un ordre précis. Chaque étape a sa pièce justificative, et c’est cette pièce qu’on vous demandera si la désignation est contestée.
- Mise en concurrence. Avant l’assemblée appelée à désigner un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat conformes au contrat type de syndic, accompagnés de la fiche d’information sur le prix et les prestations (article 21). L’assemblée précédente peut l’en dispenser à la majorité de l’article 25, et l’absence de mise en concurrence n’entraîne pas l’irrégularité de la désignation.
- Demande d’inscription à l’ordre du jour. Le conseil syndical ou tout copropriétaire adresse au syndic en place, par lettre recommandée avec avis de réception, un projet de résolution par candidat et les projets de contrat. Le syndic ne peut pas refuser l’inscription.
- Convocation. L’assemblée se tient dans les trois mois précédant le terme du contrat en cours. L’ordre du jour porte sur la désignation du nouveau syndic et sur les dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau. Les projets de contrat sont joints à la convocation.
- Vote. Les candidats sont soumis au vote l’un après l’autre, à la majorité de l’article 25. Si un candidat n’atteint pas cette majorité mais obtient au moins le tiers des voix, un second vote a lieu immédiatement à la majorité de l’article 24 (article 25-1). Le détail des calculs est dans notre guide des majorités en assemblée générale.
- Prise d’effet. Le nouveau contrat prend effet au plus tôt un jour franc après l’assemblée, à la date qu’elle a fixée.
Le point qui coince le plus souvent est le troisième. Une AG tenue plus de trois mois avant le terme sort du cadre du VII de l’article 18, celui qui organise la fin du contrat sans indemnité. Une AG tenue après le terme laisse la copropriété sans syndic pendant quelques jours ou quelques semaines : Service-Public rappelle que l’assemblée doit se tenir pendant que le syndic exerce encore ses fonctions.
Exemple. Une copropriété de 42 lots à Toulouse a un contrat qui expire le 30 juin 2026. Le conseil syndical réunit trois projets de contrat en mars, l’AG se tient le 11 juin, dans la fenêtre des trois mois. Elle désigne le nouveau cabinet et fixe la fin de l’ancien contrat au 30 juin au soir et la prise d’effet du nouveau au 1er juillet. Les délais de passation courent à partir du 30 juin : trésorerie et coordonnées bancaires vers le 15 juillet, archives au 30 juillet, état des comptes apurés au 30 septembre.
Résilier le contrat en cours : l’inexécution suffisamment grave
La résiliation en cours de contrat suppose une inexécution suffisamment grave de l’autre partie (VIII de l’article 18). Service-Public cite comme exemples de manquements graves du syndic l’absence de mise en œuvre de travaux votés, le non-paiement des fournisseurs, l’absence des assurances obligatoires ou l’absence de compte bancaire séparé. La simple perte de confiance ne suffit pas.
Lorsque le conseil syndical en prend l’initiative, il notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la question à l’ordre du jour, en précisant les inexécutions reprochées. Le syndic dispose de deux mois pour convoquer l’assemblée, qui vote la résiliation à la majorité de l’article 25 et fixe sa date d’effet, au plus tôt un jour franc après la séance. Il faut prévoir dans le même ordre du jour la désignation du remplaçant, avec des projets de contrat déjà reçus : voter la résiliation sans syndic de rechange, c’est créer soi-même une copropriété sans syndic.
Le risque se trouve dans la preuve. Si le manquement allégué n’est pas établi, le syndic évincé peut obtenir des dommages et intérêts correspondant, selon Service-Public, aux honoraires jusqu’au terme prévu. D’où l’intérêt de constituer le dossier avant le vote : courriers de relance datés, factures fournisseurs impayées, résolutions votées et restées sans suite, relevés montrant l’absence de compte séparé.
Le syndic peut lui aussi résilier pour inexécution grave du syndicat. Il notifie sa décision au président du conseil syndical ou, à défaut, à chaque copropriétaire, en précisant les manquements reprochés, et convoque une assemblée dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois pour faire désigner un successeur.
Si le syndic sortant refuse de convoquer l’assemblée
Le syndic en place ne peut pas refuser d’inscrire la désignation d’un concurrent à l’ordre du jour. S’il refuse de convoquer l’assemblée, tout copropriétaire peut présenter une requête au président du tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble pour faire désigner un administrateur provisoire chargé de la convoquer. Le recours à un avocat est obligatoire.
Si le mandat a déjà expiré, le syndicat est dépourvu de syndic. L’article 17 de la loi permet alors à tout copropriétaire de convoquer l’assemblée pour nommer un syndic. À défaut, le président du tribunal judiciaire, saisi sur requête par tout intéressé, désigne un administrateur provisoire chargé de convoquer l’assemblée en vue de cette désignation.
La passation : ce que l’ancien syndic doit transmettre, et quand
L’article 18-2 de la loi de 1965, dans sa version issue de la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, fixe trois délais qui courent tous de la cessation des fonctions de l’ancien syndic.
| Délai | Ce qui doit être transmis | Point de départ |
|---|---|---|
| 15 jours | Situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat, coordonnées de la banque | Cessation des fonctions |
| 1 mois | Ensemble des documents et archives du syndicat, documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable ; information du prestataire d’archives s’il y en a un | Cessation des fonctions |
| 2 mois de plus | État des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, après apurement et clôture | Expiration du délai d’un mois |
La transmission est accompagnée d’un bordereau récapitulatif des pièces, dont une copie est remise au conseil syndical (article 33-1 du décret du 17 mars 1967). Pour le syndic sortant, ce bordereau est la meilleure protection : il date la remise et liste ce qui a été remis. Pour le syndic entrant, c’est la base de la liste des manques à réclamer.
Si le syndicat a confié tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, l’ancien syndic doit, dans le même délai d’un mois, l’informer du changement et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic. Le sort des archives anciennes et les durées de conservation sont développés dans notre guide sur la conservation des archives de copropriété.
Les pièces à réclamer
Service-Public regroupe les documents à transmettre en quatre familles. En pratique, le bordereau reçu se contrôle famille par famille :
- juridiques et administratifs : règlement de copropriété et modificatifs, état descriptif, registre des procès-verbaux, liste des copropriétaires, contrats de fournisseurs et d’entretien, contrats d’assurance ;
- comptables : relevés bancaires, factures, grand livre, dossiers d’impayés et procédures en cours ;
- techniques : diagnostics, plans, carnet d’entretien, dossiers de sinistres et de travaux ;
- ressources humaines : contrats de travail du personnel du syndicat, bulletins de paie, déclarations sociales.
Si les pièces n’arrivent pas : mise en demeure puis référé
Le recours est prévu par le dernier alinéa de l’article 18-2. Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical met d’abord l’ancien syndic en demeure, par lettre recommandée avec avis de réception, lettre recommandée électronique, acte de commissaire de justice ou remise contre récépissé. Si la mise en demeure reste sans effet, il saisit le président du tribunal judiciaire en référé.
Le juge peut ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés, ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice d’une provision sur dommages et intérêts. Dans la mise en demeure, listez précisément les pièces manquantes en reprenant les termes du bordereau : une demande vague (« l’ensemble des archives ») se défend moins bien qu’une liste datée.
Un point revient dans les dossiers : le litige sur les honoraires restant dus au syndic sortant. La remise au successeur fait partie des prestations incluses dans le forfait du contrat type, et la loi ne subordonne pas la transmission au règlement d’un solde d’honoraires. Les deux questions se traitent séparément.
Côté nouveau syndic : les trente premiers jours
La reprise d’une copropriété ne se limite pas à recevoir des cartons. Voici l’ordre dans lequel la plupart des cabinets procèdent, parce que chaque étape conditionne la suivante :
- Banque. Obtenir les références des comptes, faire modifier les pouvoirs, récupérer les relevés depuis la dernière clôture et rapprocher le solde bancaire de la situation de trésorerie transmise.
- Soldes de reprise. Vérifier que la somme des soldes des comptes copropriétaires, des fournisseurs et du fonds de travaux est cohérente avec la trésorerie. Un écart de quelques centaines d’euros correspond souvent à un chèque émis non encaissé ou à un virement de copropriétaire sans référence ; un écart plus important justifie une demande écrite immédiate.
- Information des copropriétaires. Nouvelles coordonnées de contact et, si la banque change, nouvelles coordonnées de paiement avant le prochain appel de fonds ; mandats de prélèvement à revoir avec la banque ; accès à l’espace en ligne.
- Tiers. Assureur de l’immeuble, prestataires sous contrat, entreprises de travaux en cours, avocat en charge des procédures de recouvrement.
- Personnel. Le gardien ou l’employé d’immeuble reste salarié du syndicat : la paie du mois suivant ne doit pas être interrompue.
- Registre national. Reprendre la mise à jour de la fiche de la copropriété au registre national des copropriétés, dont l’échéance annuelle tombe deux mois après l’AG d’approbation des comptes.
Si les exercices antérieurs n’ont pas été approuvés ou répartis par l’ancien syndic, leur reprise comptable est une prestation particulière (14° de l’annexe 2 du décret de 1967), facturable selon le contrat. Mieux vaut l’annoncer au conseil syndical dès les premiers jours, chiffrage à l’appui, que la découvrir sur la facture.
Dans Gerelio
La reprise d’une copropriété dans Gerelio passe par l’import assisté depuis l’ancien logiciel, avec contrôle des soldes et certificat de reprise : les soldes repris sont vérifiés avant la première écriture, et un écart se traite pendant que l’ancien syndic peut encore l’expliquer. Chaque immeuble devient une entité comptable séparée, les relevés bancaires s’importent et le rapprochement est proposé automatiquement, ce qui permet de contrôler la situation de trésorerie transmise sous quinze jours.
Les copropriétaires accèdent à leurs documents et à leur compte sur l’extranet, et le moteur d’obligations recalcule les échéances de l’immeuble, dont la mise à jour du registre national à J+60 de l’AG d’approbation. À la première AG, le cabinet peut remettre un certificat d’intégrité des comptes du syndicat, que tout copropriétaire vérifie sans compte, par un lien ou un QR code. Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les trois erreurs qu’on voit le plus lors d’un changement de syndic
La première : une AG mal placée dans le calendrier, hors de la fenêtre des trois mois ou après le terme, qui prive le syndicat de la sortie sans indemnité ou le laisse sans syndic. La deuxième : une résiliation pour faute votée sans dossier de preuve et sans remplaçant désigné le même jour. La troisième, côté cabinet entrant : accepter la passation sans bordereau signé ni contrôle des soldes, puis découvrir six mois plus tard un écart de trésorerie dont personne ne peut plus dire s’il date d’avant ou d’après la reprise.
Les trois se préviennent de la même façon : un calendrier écrit dès la mise en concurrence, et une passation traitée comme une clôture, avec des chiffres rapprochés et signés.
Questions fréquentes
Peut-on changer de syndic avant la fin de son contrat ?
Oui, mais seulement en cas d’inexécution suffisamment grave de ses obligations, selon le VIII de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le conseil syndical notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la résiliation à l’ordre du jour, en précisant les manquements. La simple perte de confiance ne suffit pas, et une rupture sans motif sérieux expose le syndicat à indemniser le syndic.
Quel est le délai pour que l’ancien syndic transmette les documents ?
L’article 18-2 de la loi de 1965 fixe trois délais à compter de la cessation des fonctions : quinze jours pour la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque ; un mois pour l’ensemble des documents et archives, y compris les documents dématérialisés ; puis deux mois supplémentaires pour l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat après apurement et clôture.
Faut-il un motif pour ne pas renouveler son syndic ?
Non. À l’échéance du contrat, le syndicat est libre de désigner un autre syndic sans avoir à se justifier, et aucune indemnité n’est due au syndic sortant. Il faut simplement que la désignation du nouveau syndic et la fixation des dates soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent le terme du contrat en cours.
Quelle majorité faut-il pour élire un nouveau syndic ?
La majorité de l’article 25 de la loi de 1965, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Si elle n’est pas atteinte mais que le candidat a recueilli au moins le tiers des voix, l’assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24, calculée sur les voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Que faire si l’ancien syndic ne remet pas les archives ?
Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical le met en demeure, par lettre recommandée, lettre recommandée électronique, acte de commissaire de justice ou remise contre récépissé. Si la mise en demeure reste sans effet, il saisit le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir la remise sous astreinte, les intérêts dus depuis la mise en demeure et une provision sur dommages et intérêts.
Le nouveau syndic peut-il facturer la reprise de la comptabilité ?
Oui, dans un cas précis : la reprise de la comptabilité des exercices antérieurs non approuvés ou non répartis, en cas de changement de syndic, figure au 14° de la liste limitative des prestations particulières. Elle se facture au coût horaire ou au tarif prévu au contrat. La reprise des soldes d’un exercice déjà approuvé relève en revanche du forfait.
Le compte bancaire de la copropriété change-t-il avec le syndic ?
Pas nécessairement. Le compte séparé est ouvert au nom du syndicat, et l’ancien syndic doit justement transmettre sous quinze jours les références des comptes et les coordonnées de la banque. Le nouveau syndic fait modifier les pouvoirs auprès de la banque. S’il transfère les fonds vers un autre établissement, les copropriétaires doivent recevoir les nouvelles coordonnées de paiement avant le prochain appel de fonds.
Textes et sources officielles
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2 : transmission au nouveau syndic (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 21 : mise en concurrence (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 33-1 : bordereau récapitulatif (Légifrance)
- Changer de syndic en fin de mandat (Service-Public.fr)
- Mettre fin au mandat en cours du syndic (Service-Public.fr)
- Transmission des documents lors d’un changement de syndic (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
