La convocation d’AG de copropriété doit être notifiée par le syndic au moins 21 jours avant la réunion, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété (article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Elle contient le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour question par question, le formulaire de vote par correspondance et les pièces énumérées à l’article 11 du même décret. Depuis le 25 décembre 2025, date d’entrée en vigueur du décret n° 2025-1292, elle part par voie électronique, le papier devenant l’exception réservée aux copropriétaires qui le demandent.
La convocation est l’acte par lequel le syndic réunit le syndicat des copropriétaires : c’est elle qui fixe ce sur quoi l’assemblée pourra valablement décider. Une erreur à ce stade ne se rattrape pas en séance. Ce guide détaille le calcul du délai, le contenu obligatoire, les pièces jointes, l’inscription des questions et le nouveau régime de notification. Pour la tenue de la séance elle-même, le guide complet de l’assemblée générale de copropriété prend le relais.
Qui convoque l’assemblée générale, et quand ?
Le syndic convoque, au moins une fois par an (article 7 du décret de 1967). C’est la règle, et dans la très grande majorité des immeubles c’est la seule AG de l’année, celle qui approuve les comptes de l’exercice écoulé et vote le budget.
D’autres assemblées peuvent être provoquées. La convocation devient de droit lorsque le conseil syndical, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix, la demandent au syndic en précisant les questions à inscrire (article 8 du décret). Si le syndic laisse passer plus de huit jours après une mise en demeure restée sans effet, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même. Le rôle du conseil syndical ne se limite donc pas au contrôle des comptes : il dispose d’un vrai pouvoir de déclenchement.
Dernier cas, plus rare : un copropriétaire peut demander au syndic de convoquer et de tenir une assemblée à ses frais, pour des questions qui ne concernent que ses propres droits ou obligations (article 17-1 AA de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Le syndic n’inscrit alors à l’ordre du jour que ces questions-là (article 10 du décret). On le voit surtout pour une autorisation de travaux privatifs affectant les parties communes, quand le copropriétaire ne veut pas attendre l’AG annuelle.
Quel est le délai de convocation d’une AG de copropriété ?
Le délai minimal est de 21 jours entre la notification et la date de la réunion. Le règlement de copropriété peut prévoir plus long, jamais plus court. Seule l’urgence permet de descendre en dessous, et le texte ne fixe alors aucun plancher : l’urgence doit être réelle (sinistre, péril, décision qui ne peut attendre) et vous devrez pouvoir la justifier si un copropriétaire conteste.
Ce qui piège les cabinets, c’est le point de départ. Le délai ne court pas à partir de l’envoi, mais à partir d’un événement qui dépend du mode de notification.
| Mode de notification | Texte | Point de départ du délai |
|---|---|---|
| Lettre recommandée électronique ou procédé d’un prestataire de confiance qualifié (principe) | Art. 64 du décret de 1967 | Lendemain de la transmission, par le prestataire, de l’avis électronique informant le destinataire de l’envoi |
| Lettre recommandée avec avis de réception (sur demande du copropriétaire) | Art. 64-1 | Lendemain de la première présentation de la lettre au domicile |
| Remise contre récépissé ou émargement (convocations) | Art. 64-3 | Non précisé par le texte : datez l’émargement et, par prudence, comptez à partir du lendemain |
Pour le papier, la date de première présentation ne dépend pas de vous : un recommandé posté un lundi peut être présenté le mercredi comme le vendredi. Le destinataire absent n’y change rien, puisque c’est la première présentation qui compte, pas le retrait au bureau de poste.
Exemple. Une résidence de 42 lots à Rennes tient son AG le jeudi 19 novembre 2026. En électronique, si le prestataire transmet l’avis le mardi 27 octobre, le délai part le mercredi 28 et le 21e jour tombe le mardi 17 novembre : l’AG du 19 est dans les clous, avec un jour de marge. Pour les trois copropriétaires qui ont demandé le papier, un recommandé posté le lundi 26 octobre et présenté seulement le vendredi 30 ferait partir le délai le 31 : le 21e jour serait le 20 novembre, trop tard. Postez donc le papier au plus tard le jeudi 22 octobre, pour absorber quatre à cinq jours de présentation.
Beaucoup de cabinets finissent par se fixer une règle interne simple, par exemple envoi électronique à J-25 et envoi papier à J-28, et aucune convocation ne part sans que la date limite ait été recalculée pour cette AG précise.
Ce que la convocation doit contenir
Une convocation d’AG de copropriété indique le lieu, la date et l’heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour, qui détaille une à une les questions soumises au vote (article 9 du décret). Sauf clause contraire du règlement, l’AG se tient dans la commune où se trouve l’immeuble ; à défaut de stipulation ou de décision de l’assemblée, c’est la personne qui convoque qui choisit le lieu et l’heure.
Trois mentions sont souvent oubliées alors qu’elles sont exigées par les textes :
- le lieu, le ou les jours et les heures où les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges, pendant au moins un jour ouvré entre la convocation et l’AG (article 9 et article 9-1 du décret) ;
- le formulaire de vote par correspondance, joint à la convocation (article 9, deuxième alinéa) ;
- la mention rappelant que chacun peut demander à recevoir notifications et mises en demeure par voie postale (article 64-2, issu du décret n° 2025-1292).
L’ordre du jour n’est pas l’affaire du seul syndic : l’article 26 du décret prévoit qu’il est établi en concertation avec le conseil syndical. En pratique, une réunion de préparation trois à quatre semaines avant l’envoi suffit, à condition d’en garder une trace écrite.
Sur la rédaction des questions, un conseil de terrain : libellez chaque résolution comme elle sera votée, avec le montant, le prestataire, la clé de répartition et le calendrier d’appel des fonds. Une question floue (« travaux de toiture ») ne permet pas de décider de grand-chose, et l’article 13 du décret interdit de prendre une décision sur une question non inscrite. Les « questions diverses » ne servent qu’à échanger, sans aucun effet décisoire.
Les documents à joindre : validité ou information
L’article 11 du décret, modifié en dernier lieu par le décret n° 2025-1292, distingue deux catégories. Les pièces du I sont notifiées au plus tard avec l’ordre du jour pour la validité de la décision ; celles du II le sont pour l’information des copropriétaires.
| Situation | Pièce à joindre | Catégorie |
|---|---|---|
| Approbation des comptes | État financier et compte de gestion général, avec le comparatif de l’exercice précédent | I (validité) |
| Vote du budget | Projet de budget, avec le comparatif du dernier budget voté | I (validité) |
| Contrat, devis ou marché soumis au vote | Conditions essentielles du ou des contrats proposés | I (validité) |
| Désignation du syndic | Projet(s) de contrat de syndic et fiche d’information | I (validité) |
| Décisions visées par le 7° (notamment articles 25 et 26 de la loi) | Projet de résolution | I (validité) |
| Action en justice du syndic | Projet de résolution l’y autorisant | I (validité) |
| Comptes et budget | Annexes au budget prévisionnel, projet d’état individuel de répartition des comptes, état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération | II (information) |
| Vie du conseil syndical | Avis du conseil syndical quand sa consultation est obligatoire, compte rendu de sa mission, rapport sur la délégation de pouvoirs | II (information) |
| Travaux, emprunt collectif | Descriptif détaillé des travaux, présentation de l’emprunt collectif | II (information) |
La conséquence est directe. Une pièce du I qui manque rend la décision correspondante fragile : l’article 13 subordonne la validité des décisions au respect des articles 9 à 11-I. Un copropriétaire opposant ou défaillant pourra en demander l’annulation dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal d’assemblée générale. Pour les comptes, les annexes comptables doivent donc être prêtes avant l’envoi, pas la veille de l’AG.
Détail qui compte : le contenu des documents du II ne fait pas l’objet d’un vote. On ne « vote » pas l’état des honoraires du syndic, on en prend connaissance.
Inscrire une question à l’ordre du jour : l’article 10
L’article 10 du décret permet à tout copropriétaire, seul ou avec d’autres, et au conseil syndical de notifier à tout moment au syndic les questions qu’ils souhaitent voir inscrites. Le syndic les porte à l’ordre du jour de la prochaine assemblée ; si la demande arrive trop tard compte tenu de sa date de réception, elles passent à l’assemblée suivante.
Le demandeur doit joindre le projet de résolution lorsque la question en exige un au titre du I de l’article 11. Quand la demande porte sur des travaux privatifs affectant les parties communes ou l’aspect extérieur (b de l’article 25 de la loi), il y ajoute un document précisant l’implantation et la consistance des travaux. C’est ce qu’on réclame le plus souvent au copropriétaire qui veut poser une climatisation en façade : sans plan ni descriptif, la résolution ne peut pas être votée utilement.
Pour que ces demandes arrivent à temps, le syndic affiche dans l’immeuble la date de la prochaine AG et la possibilité d’inscrire des questions, en reproduisant l’article 10, dans un délai raisonnable (article 9). Cet affichage n’est pas prescrit à peine de nullité, mais il protège le cabinet. Il doit aussi rappeler l’article 10 sur ses appels de fonds.
À retenir. Indiquez sur l’affichage et sur l’appel de fonds du trimestre précédent une date de réception conseillée, par exemple six semaines avant l’AG. Ce n’est pas une forclusion légale, mais cela évite le débat sur la demande reçue la veille de l’envoi.
Notification électronique par défaut depuis le 25 décembre 2025
La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 a réécrit l’article 42-1 de la loi de 1965 : les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, et le copropriétaire peut à tout moment demander le courrier. Le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 en a fixé les modalités, en vigueur depuis le 25 décembre 2025. L’accord préalable du copropriétaire n’est plus la condition de l’électronique : c’est désormais le papier qui doit être demandé.
La voie électronique a un sens précis. L’article 64 du décret n’admet que la lettre recommandée électronique conforme au code des postes et des communications électroniques, ou un procédé mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant intégrité, sécurité et traçabilité. Un courriel envoyé depuis la messagerie du gestionnaire, même avec la convocation en pièce jointe, n’est pas une notification.
Le copropriétaire qui veut le papier le demande par tout moyen permettant de dater la réception (article 64-4). La demande produit effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic, ou immédiatement si elle est faite en assemblée, avec mention au procès-verbal. Concrètement, une demande reçue le 2 novembre vaut pour les envois à partir du 11 novembre. Chaque copropriétaire communique au syndic son domicile et, s’il n’a pas choisi le papier, son adresse électronique ; les notifications sont valablement faites à la dernière adresse communiquée (article 65).
Le vrai chantier est la base de contacts. Il faut une adresse électronique fiable pour chaque copropriétaire, la trace des demandes de papier avec leur date d’effet, et une procédure pour les mutations en cours d’exercice. Un copropriétaire sans adresse électronique connue reçoit forcément un recommandé postal ou une remise contre émargement. Le même régime s’applique à la notification du procès-verbal et aux mises en demeure, dont celles du recouvrement : voir le guide sur la mise en demeure de charges de copropriété.
À qui adresser la convocation
Chaque copropriétaire reçoit sa convocation, à la dernière adresse qu’il a communiquée. Deux situations demandent de l’attention. Les indivisaires sont représentés par un mandataire commun, désigné à défaut d’accord par le président du tribunal judiciaire ; en cas d’usufruit, les intéressés sont représentés, s’ils ne se sont pas entendus, par le nu-propriétaire (article 23 de la loi de 1965). Pour une succession non réglée, cela signifie souvent relancer le notaire pour savoir qui représente l’indivision avant d’envoyer.
Les ventes en cours sont l’autre source d’erreur. Un transfert de propriété n’est opposable au syndicat qu’à compter de sa notification au syndic, faite par les parties ou, le plus souvent, par le notaire qui a reçu l’acte (article 6 du décret). Tant que cette notification n’est pas arrivée, c’est le vendeur que vous convoquez. Vérifiez donc la liste des copropriétaires le jour de l’envoi, pas le jour où vous avez commencé à préparer l’AG.
Les erreurs de convocation qui coûtent une assemblée
Une convocation d’AG irrégulière n’entraîne pas l’annulation automatique de l’assemblée : il faut qu’un opposant ou un défaillant agisse dans les deux mois de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi de 1965). Mais quand il agit, le dossier se plaide mal pour le syndicat. Les erreurs qu’on retrouve le plus :
- Le délai calculé depuis la date d’envoi, et non depuis la présentation ou la transmission de l’avis.
- Un état financier ou un projet de budget absent, alors qu’il conditionne la validité des résolutions sur les comptes et le budget.
- Une résolution votée sur une question qui n’était pas inscrite, ou inscrite en termes trop vagues pour couvrir ce qui a été décidé.
- Une convocation « électronique » envoyée par simple courriel.
- Le formulaire de vote par correspondance oublié, ce qui prive les copropriétaires d’un droit prévu par l’article 17-1 A de la loi (voir le guide sur le vote par correspondance).
- Un indivisaire convoqué seul, sans mandataire commun désigné.
Une annulation coûte cher : une nouvelle AG à convoquer, des travaux décalés, et parfois des appels de fonds à reprendre. C’est aussi l’un des premiers points examinés quand un cabinet est mis en cause dans le cadre de ses obligations de syndic.
Ce que Gerelio prend en charge sur ce point
Dans Gerelio, la convocation se prépare depuis le module d’assemblée générale : convocation avec son ordre du jour, formulaire de vote par correspondance et pouvoirs sont produits pour chaque immeuble à partir des lots et des tantièmes déjà saisis, et la feuille de présence est prête pour la séance. Pour une AG d’approbation des comptes, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes du syndicat et le joindre à la convocation : tout copropriétaire vérifie ensuite, sans créer de compte, par un lien ou un QR code, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. Après la séance, le moteur d’obligations calcule les échéances qui en découlent, comme la mise à jour du registre national des copropriétés dans les deux mois, et les place dans la liste « À traiter » de l’immeuble.
Deux limites, pour être précis. L’envoi en lettre recommandée électronique qualifiée est en cours de raccordement : aujourd’hui, les documents générés partent par le prestataire de votre choix. Et le logiciel ne tranche pas à votre place ce qui relève de l’urgence. Pour voir le module sur des données fictives, vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list avant d’envoyer la convocation d’AG
- Recalculer la date limite d’envoi à rebours depuis la date de l’AG, séparément pour l’électronique et pour le papier.
- Vérifier la liste des copropriétaires du jour : mutations, indivisions, usufruits, sociétés.
- Contrôler les adresses électroniques et la liste des demandes de papier, avec leur date d’effet.
- Relire chaque question : libellé votable, montant, clé de répartition, majorité applicable.
- Joindre toutes les pièces du I de l’article 11, puis celles du II.
- Joindre le formulaire de vote par correspondance et indiquer l’adresse où le renvoyer.
- Mentionner le lieu et les horaires de consultation des pièces justificatives.
- Ajouter la mention sur la possibilité de recevoir les notifications par courrier.
- Conserver les preuves d’envoi et de présentation dans le dossier de l’AG.
Les majorités applicables à chaque résolution se préparent au même moment : le guide sur les majorités des articles 24, 25 et 26 vous aide à les vérifier avant l’envoi plutôt qu’en séance.
Questions fréquentes
Le délai de 21 jours se compte-t-il à partir de l’envoi de la convocation ?
Non. Pour une notification électronique, le délai part du lendemain du jour où le prestataire de confiance transmet l’avis d’envoi au destinataire. Pour une lettre recommandée postale, il part du lendemain de la première présentation au domicile. Les 21 jours doivent être écoulés avant la date de la réunion. En pratique, comptez à rebours depuis la date de l’AG et gardez deux ou trois jours de marge, davantage pour le papier.
Une convocation envoyée par simple e-mail est-elle valable ?
Non. L’article 64 du décret de 1967 n’admet que la lettre recommandée électronique ou un procédé électronique mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié. Un courriel ordinaire, même avec accusé de lecture, ne vaut pas notification. Seule alternative hors voie électronique et postale : la remise en main propre contre récépissé ou émargement, que l’article 64-3 admet pour les convocations.
Un copropriétaire peut-il exiger de recevoir sa convocation par courrier ?
Oui, à tout moment et par tout moyen qui permet de dater la réception de sa demande (article 64-4 du décret). La demande prend effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic. Formulée en pleine assemblée, elle s’applique dès cette date et le syndic la consigne au procès-verbal. Le syndic doit d’ailleurs rappeler cette possibilité sur chaque appel de fonds et chaque convocation.
Jusqu’à quand peut-on demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour ?
Il n’existe pas de date limite fixée par les textes. Un copropriétaire ou le conseil syndical peut notifier sa question à tout moment (article 10 du décret de 1967). Si elle arrive trop tard pour la prochaine convocation, le syndic l’inscrit à l’assemblée suivante. D’où l’intérêt de l’affichage prévu à l’article 9, qui annonce la date de l’AG assez tôt pour que les demandes arrivent avant l’envoi.
Que se passe-t-il si une pièce manque dans la convocation ?
Tout dépend de la pièce. Les documents du I de l’article 11 conditionnent la validité de la décision concernée : sans eux, la résolution peut être annulée sur action d’un opposant ou d’un défaillant exercée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Les documents du II sont joints pour l’information des copropriétaires ; leur absence reste une faute de gestion à éviter.
Qui convoque l’assemblée générale si le syndic ne le fait pas ?
Lorsque le conseil syndical, ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, ont demandé une assemblée, la convocation est de droit. Si le syndic ne s’exécute pas plus de huit jours après une mise en demeure, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même (article 8 du décret de 1967). À défaut de conseil syndical, la voie judiciaire reste ouverte à tout copropriétaire.
Comment convoquer des copropriétaires en indivision ou en usufruit ?
Les indivisaires sont représentés par un mandataire commun, désigné à défaut d’accord par le président du tribunal judiciaire. En cas d’usufruit, c’est le nu-propriétaire qui représente les intéressés s’ils ne se sont pas entendus autrement (article 23 de la loi du 10 juillet 1965). La convocation va donc à ce représentant, à la dernière adresse qu’il a communiquée au syndic.
Textes et sources officielles
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 9 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 10 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 11 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 64 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 64-4 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 42-1 (Légifrance)
- Décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 (Légifrance)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
