La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions sur charges versées par le locataire aux charges récupérables effectivement dépensées, puis réclame le complément ou rembourse l’excédent. Elle est imposée par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dès lors que les charges sont payées par provisions. Le décompte doit être adressé un mois avant, les justificatifs restent consultables six mois, et une régularisation trop tardive ouvre au locataire le droit de payer le rappel en douze fois.
Dans un cabinet de gestion locative professionnelle, c’est l’opération qui dépend le plus d’un tiers : le syndic de copropriété. Tant que ses comptes ne sont pas approuvés, le gestionnaire ne connaît pas les dépenses réelles. Le calendrier se construit donc autour de l’assemblée générale de chaque immeuble, et c’est souvent là que les retards s’accumulent.
Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
Les charges récupérables sont les dépenses payées par le bailleur que la loi lui permet de refacturer au locataire, en contrepartie des services rendus, de l’entretien courant des parties communes et de certaines taxes. Quand le bail prévoit des provisions, le locataire verse chaque mois une avance ; la régularisation ajuste ces avances à la réalité, au moins une fois par an.
Les provisions ne se fixent pas au hasard. L’article 23 exige qu’elles soient justifiées par les résultats de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est en copropriété, par le budget prévisionnel voté par l’assemblée. Une provision manifestement surévaluée pour « avoir de la marge » est donc contestable, tout comme une provision sous-évaluée qui prépare un rappel douloureux.
Le forfait de charges fonctionne autrement. Il est admis en location meublée : fixé au bail, versé avec le loyer, révisable chaque année comme le loyer, il ne se régularise jamais. En location vide à titre de résidence principale, on reste sur le régime des provisions.
Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire ?
Seules les dépenses figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être récupérées, car l’article 23 renvoie à ce décret pour fixer la liste des charges. Elles se rangent en trois familles : les services liés à l’usage du logement et de l’immeuble, l’entretien courant et les menues réparations des éléments d’usage commun, et les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. Le guide des charges récupérables reprend la liste poste par poste.
| Poste de dépense | Récupérable ? | Précision |
|---|---|---|
| Eau froide et eau chaude, chauffage collectif | Oui | Avec, en chauffage et eau chaude collectifs, la note d’information sur les modalités de calcul |
| Contrat d’entretien de l’ascenseur | Oui | Opérations et vérifications périodiques, petites pièces, dépannage |
| Électricité et nettoyage des parties communes | Oui | Y compris par une entreprise extérieure |
| Gardien assurant l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets | 75 % | 40 % s’il n’assure qu’une des deux tâches |
| Employé d’immeuble chargé de l’entretien ou des déchets | 100 % | Rémunération et charges sociales et fiscales |
| Taxe d’enlèvement des ordures ménagères | Oui | À isoler sur l’avis de taxe foncière |
| Taxe foncière | Non | Reste au propriétaire |
| Honoraires du syndic, assurance de l’immeuble | Non | Absents de la liste du décret |
| Gros travaux, remplacement d’équipements, fonds de travaux | Non | Charge de propriétaire |
Pour le gardien, le décret précise les éléments exclus de la base récupérable, notamment les avantages en nature et les primes de départ. Dans une copropriété, le décompte du syndic distingue en principe la part récupérable ; encore faut-il vérifier que le taux appliqué correspond aux tâches réellement confiées au gardien.
Quand et comment régulariser : le calendrier
La régularisation intervient au moins une fois par an, et le décompte doit parvenir au locataire un mois avant la date à laquelle le solde est réclamé ou remboursé. Ce décompte présente les charges par nature et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires.
Pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire « dans des conditions normales ». Depuis le 1er septembre 2015, le locataire peut aussi demander le récapitulatif des charges de son logement par voie électronique ou postale. En pratique, un gestionnaire qui joint dès l’envoi le décompte individuel du syndic et l’avis de taxe foncière prévient la plupart des demandes de pièces.
Voici la séquence qui fonctionne pour un logement situé dans une copropriété dont l’exercice suit l’année civile :
- Le syndic clôture l’exercice 2025 au 31 décembre 2025, puis présente les comptes à l’assemblée générale du printemps ou du début d’été 2026.
- Après l’assemblée, le propriétaire (ou son gestionnaire) reçoit le décompte individuel de charges du lot, qui distingue la part récupérable.
- Le gestionnaire y ajoute les charges payées hors copropriété : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, contrat d’entretien de la chaudière individuelle souscrit par le bailleur, eau facturée directement au propriétaire.
- Il calcule la part du locataire au prorata de sa présence, déduit les provisions encaissées et établit le décompte par nature de charges.
- Il envoie le décompte, attend au moins un mois, puis porte le solde sur l’avis d’échéance suivant et ajuste la provision mensuelle.
Le point faible de cette séquence est l’étape 2. Un syndic qui tient son assemblée en juin et diffuse les décomptes en juillet laisse le temps de régulariser avant l’automne. Un syndic en retard d’un exercice repousse mécaniquement toutes les régularisations des locataires de l’immeuble. Les règles de répartition des charges de copropriété et le déroulé de la clôture des comptes de copropriété expliquent d’où viennent ces décomptes.
Calcul de la régularisation des charges locatives : un exemple chiffré
Le calcul se fait en trois temps : total des charges récupérables de l’année, part imputable au locataire selon sa durée d’occupation, puis comparaison avec les provisions encaissées.
Prenons un deux-pièces dans une copropriété de Lyon, loué à la même locataire toute l’année 2025, avec une provision de 90 € par mois, soit 1 080 € encaissés. L’assemblée générale a approuvé les comptes 2025 le 12 juin 2026 et le décompte individuel du lot arrive le 3 juillet. Il fait apparaître 1 612 € de charges pour le lot, que le gestionnaire ventile ainsi.
| Poste (exercice 2025) | Montant du lot | Part récupérable |
|---|---|---|
| Eau froide (compteur divisionnaire) | 286,40 € | 286,40 € |
| Chauffage collectif | 512,60 € | 512,60 € |
| Contrat d’entretien de l’ascenseur | 98,50 € | 98,50 € |
| Électricité des parties communes | 64,20 € | 64,20 € |
| Nettoyage des parties communes | 142,60 € | 142,60 € |
| Gardienne (entretien et déchets) | 106,67 € | 80,00 € (75 %) |
| Honoraires du syndic | 196,40 € | 0 € |
| Assurance de l’immeuble | 121,30 € | 0 € |
| Réparation de la porte du parking | 83,33 € | 0 € |
| Total copropriété | 1 612,00 € | 1 184,30 € |
Le gestionnaire ajoute la taxe d’enlèvement des ordures ménagères figurant sur l’avis de taxe foncière 2025, soit 214 €. Les charges récupérables de l’année s’élèvent à 1 398,30 €. Après déduction des 1 080 € de provisions, la locataire doit 318,30 €. Le décompte part le 20 juillet, le solde figure sur l’avis d’échéance de septembre, et la provision passe à 117 € par mois pour coller aux dépenses réelles.
Exemple. Si la locataire n’était entrée dans les lieux que le 1er avril 2025, sa part serait de 9/12 des charges annuelles, soit 1 048,72 €, pour 810 € de provisions versées : le rappel serait de 238,72 €. Pour l’eau, mieux vaut utiliser les relevés de compteur de l’état des lieux d’entrée plutôt qu’un prorata de temps.
Régularisation tardive : prescription et paiement en douze mois
Une régularisation des charges locatives peut être faite en retard, mais le retard a un prix. Lorsqu’elle n’a pas été effectuée avant la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer le rappel par douzièmes. Dans l’exemple lyonnais, une régularisation des charges 2025 envoyée en mars 2027 permettrait à la locataire de régler 318,30 € en douze versements de 26,53 €, le dernier ajusté à 26,47 €.
Au-delà, c’est la prescription qui joue. L’article 7-1 de la loi de 1989 enferme les actions nées du bail dans un délai de trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir. Pour le locataire qui réclame un trop-perçu, la Cour de cassation fixe ce point de départ au jour de la régularisation, qui seule révèle l’excédent, et non au jour de chaque versement de provision (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707). Dans un autre arrêt, elle a rappelé que l’obligation de régulariser n’est assortie d’aucune sanction propre et que seule l’action en paiement qui en résulte se prescrit (Cass. 3e civ., 25 janvier 2024, n° 22-21.379).
Le texte ne tranche pas aussi nettement le point de départ de l’action du bailleur. La conduite prudente est de ne jamais laisser une année de charges sans régularisation au-delà de la fin de l’année suivante. Service-public.fr rappelle aussi qu’un rappel tardif et brutal peut être jugé déloyal par le juge : réclamer d’un coup trois années de charges à un locataire en place, c’est s’exposer à devoir accorder des délais, voire à perdre une partie de la somme.
Départ du locataire : la provision de 20 % sur le dépôt de garantie
Quand le locataire quitte un logement situé dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut conserver, s’il le justifie, une provision d’au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble (article 22 de la loi de 1989). La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l’approbation des comptes.
Pour un locataire parti en mars 2026, cela signifie parfois une attente de plus d’un an avant la régularisation définitive. Les parties peuvent convenir de solder immédiatement tous les comptes sur la base d’une estimation, ce qui évite au locataire d’attendre plus d’un an le solde de son dépôt. Le mécanisme complet, avec les délais d’un et deux mois et la pénalité de retard, est détaillé dans le guide sur la restitution du dépôt de garantie.
Les contestations les plus fréquentes et comment les éviter
Beaucoup de litiges naissent de postes non récupérables glissés dans le décompte. Les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, les appels du fonds de travaux et les réparations d’équipements ne se refacturent pas. Les dispositions de la loi de 1989 étant d’ordre public, une clause du bail rédigée par un bailleur particulier ne permet pas d’ajouter des postes à la liste du décret.
Viennent ensuite les erreurs de proportion : le gardien refacturé à 100 % alors qu’il ne sort pas les poubelles, le prorata oublié pour un locataire entré en cours d’année, la taxe d’ordures ménagères comptée deux fois parce que la copropriété la refacture aussi. Enfin, l’absence de justificatifs disponibles : un locataire qui demande à consulter les factures et n’obtient pas de réponse a un argument sérieux devant la commission départementale de conciliation.
Côté propriétaire, les charges récupérables que le gestionnaire n’a pas pu récupérer au départ du locataire ne sont pas perdues fiscalement. La notice de la déclaration n° 2044 (version 2026) leur consacre une ligne, la ligne 225, pour les propriétaires imposés au régime réel des revenus fonciers. Le compte rendu de gérance annuel doit donc les faire apparaître clairement.
Ce que Gerelio automatise sur ce point
Dans Gerelio, les provisions sur charges sont appelées avec le loyer dans le quittancement, et la régularisation des charges locatives se prépare bail par bail dans le module de gérance, à partir des charges récupérables de l’année et des provisions encaissées. Quand le cabinet est aussi syndic de l’immeuble, la répartition des charges de copropriété se calcule dans le même outil, au centime près, par la méthode du plus fort reste : le gestionnaire locatif consulte donc les mêmes chiffres que ceux présentés à l’assemblée, sans changer d’outil. Le dépôt de garantie est suivi avec le bail, ce qui compte lorsque la régularisation définitive d’un locataire parti intervient des mois après sa sortie. Le propriétaire retrouve l’opération dans son compte rendu de gérance, avec les reversements, et propriétaires comme locataires disposent d’un extranet pour leurs demandes. Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list avant d’envoyer un décompte de charges
Avant chaque envoi, cinq vérifications prennent quelques minutes et évitent la plupart des contestations :
- chaque poste figure dans la liste du décret n° 87-713, et le taux du gardien correspond à ses tâches réelles ;
- la période couverte et le prorata d’occupation du locataire sont exacts, avec les relevés d’eau de l’état des lieux ;
- la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est comptée une seule fois, avec l’avis de taxe foncière en pièce jointe ;
- le décompte part au moins un mois avant la réclamation du solde, et la date d’envoi est conservée ;
- la nouvelle provision est calculée sur les dépenses réelles, et la révision de loyer IRL de l’année est traitée séparément, sur le seul loyer principal.
Questions fréquentes
Combien de temps le propriétaire a-t-il pour réclamer une régularisation de charges ?
Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans selon l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. En pratique, un bailleur qui régularise les charges de 2025 à l’automne 2026 est largement dans les temps. Au-delà de la fin de l’année civile suivant celle des charges, la régularisation reste possible, mais le locataire peut alors exiger de payer le rappel par douzièmes, sur douze mois.
Le locataire peut-il refuser de payer une régularisation de charges ?
Il ne peut pas refuser une régularisation justifiée : les charges récupérables sont dues. Il peut en revanche demander le décompte par nature de charges, consulter les justificatifs pendant six mois et contester les postes qui ne figurent pas dans la liste du décret n° 87-713, comme les honoraires du syndic ou l’assurance de l’immeuble. En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation peut être saisie.
Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir au locataire ?
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Pendant six mois après l’envoi, les pièces justificatives (factures, contrats, décompte du syndic, avis de taxe foncière pour la taxe d’ordures ménagères) doivent être tenues à la disposition du locataire. Sur demande, le récapitulatif des charges est transmis par voie électronique ou postale.
Que se passe-t-il si le propriétaire n’a jamais fait de régularisation ?
La loi ne prévoit pas de sanction automatique, mais le bailleur ne peut pas conserver indéfiniment des provisions non justifiées. Le locataire peut demander la régularisation et, si les provisions dépassent les charges réelles, le remboursement du trop-perçu. Son action se prescrit par trois ans à compter de la régularisation, qui seule lui permet de connaître l’excédent. Un rappel très tardif et brutal peut aussi être jugé déloyal.
La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?
Non. La taxe foncière reste à la charge du propriétaire. En revanche, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis d’imposition, fait partie des charges récupérables et peut être réclamée au locataire lors de la régularisation, au prorata de sa durée d’occupation dans l’année. Il faut donc isoler sa ligne sur l’avis et conserver celui-ci comme justificatif.
Comment régulariser les charges quand le locataire a déjà quitté le logement ?
Dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie, s’il le justifie, en attendant l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Il procède à la régularisation définitive et restitue le solde dans le mois qui suit l’approbation des comptes. Les parties peuvent aussi convenir de solder immédiatement tous les comptes sur la base d’une estimation.
Le gestionnaire peut-il régulariser avant l’approbation des comptes de la copropriété ?
La régularisation doit reposer sur des dépenses réelles. Tant que les comptes de la copropriété ne sont pas arrêtés, le gestionnaire ne connaît que des provisions de copropriété, pas le montant définitif des charges. La plupart des cabinets attendent donc le décompte individuel remis par le syndic après l’assemblée générale d’approbation, puis régularisent dans les semaines qui suivent, avant la fin de l’année civile.
Peut-on remplacer les provisions sur charges par un forfait ?
En location vide à titre de résidence principale, les charges se paient par provisions régularisées chaque année. Le forfait de charges est admis en location meublée : son montant est fixé au bail, il est versé avec le loyer, peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer et ne donne lieu à aucune régularisation, même si les dépenses réelles s’en écartent.
Textes et sources officielles
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 : charges récupérables et régularisation (Légifrance)
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987, article 2 : gardien et personnel d’immeuble (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 : prescription (Légifrance)
- Cour de cassation, 3e chambre civile, 6 mai 2021, n° 20-11.707 (Légifrance)
- Service-public.fr, charges locatives en location vide et meublée
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22 : dépôt de garantie et immeuble collectif (Légifrance)
- Impots.gouv.fr, notice de la déclaration des revenus fonciers n° 2044 (2026)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
